O reembolso de despesas pode ser bastante impactante para as finanças e o orçamento de um negócio. Esse é um processo em que o colaborador faz uma viagem corporativa e paga despesas com seus próprios recursos, devendo ser reembolsado pela empresa posteriormente.
Apesar de se tratar de uma atividade relativamente simples, há certos detalhes que devem ser conhecidos tanto a empresa como o funcionário para evitar que falhas sejam cometidas. Ao evitar esses erros, a empresa torna o processo mais econômico, seguro e otimizado, além de melhorar o employee experience e as finanças da organização.
Quer aproveitar esses benefícios? Saiba a seguir quais são os 8 principais no reembolso de despesas corporativas e quais são as melhores dicas para evitá-los!
1. Anexar um comprovante ilegível
Quando o colaborador entrega comprovantes de seus gastos, é possível que o documento esteja completamente ilegível, seja porque a tinta está desbotada, há manchas de água, o papel está amassado, entre outros problemas que comprometam a leitura.
Muitas vezes isso não é culpa do viajante, pois ele recebeu o comprovante nesse estado. Mas essa situação ainda pode gerar muitos problemas para a empresa. Durante uma auditoria, por exemplo, o profissional pode desconsiderar o comprovante e considerar que a empresa não está sendo transparente.
Para evitar esse tipo de problema, não aceite documentos cuja leitura não é possível. Também recomendo que o funcionário prefira comprovantes eletrônicos — que são enviados ao seu e-mail ou número de telefone por SMS —, assim ele corre menos riscos de ter papéis danificados.
2. Prestar contas muito tempo depois do gasto
Alguns funcionários podem ter o hábito de juntar os comprovantes durante vários dias, semanas ou meses antes de prestar as contas para a empresa. Eles podem acreditar que isso seja mais eficiente pelo fato de ser necessário apresentar os documentos em menos meses.
Tal demora não é benéfica para as contas da empresa, já que um planejamento ou orçamento pode ser elaborado sem considerar o reembolso de despesas de um colaborador. Como também, o funcionário pode esquecer de solicitar o reembolso ou perder os comprovantes e ficar frustrado.
Você pode elaborar uma política de reembolso de despesas com um prazo máximo — como 7, 15 ou 30 dias — para solicitação de reembolso, o que fará com que eles obedeçam ao prazo. Essa política também deve prever exceções para hipóteses em que uma viagem corporativa dure além do prazo limite.
Além disso, crie um processo de reembolso de despesas seja menos burocrático, fazendo com que os colaboradores fiquem mais motivados em realizá-lo.
3. Não especificar os motivos das despesas
Para que um relatório de despesas seja completo, ele deve ter informações como a data e hora do gasto, o valor e o motivo. Auditorias financeiras também analisam a razão da despesa durante a checagem da documentação, o que significa que a empresa pode ter problemas caso ela reembolse funcionários que não justificaram os gastos.
Esse é outro problema que pode ser previsto com uma boa política de reembolso, que deve prever a obrigatoriedade de incluir o motivo de cada pagamento de forma objetiva no relatório de despesas.
4. Deixar de justificar despesas que ultrapassaram políticas de gastos
Políticas de viagens corporativas incluem um teto para os gastos com alimentação, hospedagem, transporte, impressões, telefone, entre muitas outras. Mesmo com esse documento bem definido, é possível que imprevistos aconteçam e o funcionário tenha que exceder o limite previsto no documento.
Se o viajante gastou próximo do teto, mas seu retorno foi adiado em razão de condições climáticas adversas, por exemplo, é provável que ele acabe ultrapassando o limite.
É possível que a empresa pague os valores excedentes, mas não registre a situação, o que também causa problemas na auditoria e planejamentos financeiros. A ocorrência desses entraves são minimizados quando os colaboradores são orientados sobre a importância e a obrigatoriedade de colocar o motivo da extrapolação do limite para reembolso.
5. Não entregar o relatório de despesas da forma correta
Durante o preenchimento do relatório de despesas, é comum que os colaboradores tenham dúvidas sobre algumas informações. Como o preenchimento de alguns campos, prazo para entrega, onde as cópias serão conseguidas ou para quem entregá-las.
Cada empresa pode ter o seu próprio procedimento, que estará na política de reembolso, mas é crucial que tanto o processo como o relatório de despesas sejam padronizados para todos os colaboradores e situações.
Outras dicas eficazes para solucionar esse erro são promover reuniões ou treinamentos para que os funcionários sejam orientados sobre o processo e deixar um canal de comunicação direto com a equipe, permitindo que eles tirem facilmente suas dúvidas.
6. Não exigir comprovantes do pessoal
Existem gastos que são comuns de serem feitos durante uma viagem. Por exemplo, o colaborador pode entregar um relatório de despesas reembolsáveis com valores e motivos razoáveis, é possível que a empresa aprove os gastos sem exigir cupons ou notas fiscais.
No entanto, alguns colaboradores podem usar essa abertura de má-fé e tentar fazer com que o negócio arque com gastos pessoais que não estão relacionados à viagem. Por isso, exigir comprovantes ainda é essencial.
7. Criar políticas muito liberais ou restritivas
Os gestores devem tomar cuidado para não criar políticas de reembolso excepcionalmente liberais ou restritivas. As primeiras são aquelas com margem de gastos muito elevadas e não trazem um processo de reembolso rígido, elas acabam tornando viagens desnecessariamente caras e podem gerar desorganização.
Já as restritivas liberam um orçamento muito baixo, não deixam margem para exceções (como gastos acima do teto), entre outras. Essas podem desmotivar o funcionário a realizar as viagens corporativas.
O ideal é que o documento seja elaborado com bom senso, condizente com a cultura organizacional da empresa e suas outras características.
8. Deixar de investir em tecnologia
Não investir em uma tecnologia especializada é um dos maiores erros que um gestor pode cometer. Com uma solução desenvolvida especialmente para controlar as finanças de uma empresa que investe em viagens corporativas, você conseguirá tornar o processo de reembolso de despesas padronizado, eficiente e otimizado.
A tecnologia capaz de satisfazer as necessidades do seu negócio é a Argo Expense, que traz recursos como:
- aplicativo Argo Mobile que permite solicitações, aprovações e cadastro de despesas à distância;
- prestação de contas das despesas pelo cartão corporativo;
- integração com outros sistemas e processos de viagem;
- configuração de workflow para aprovação de despesas;
- rateio de despesas por centro de projeto e custo;
- fluxo de conferência e pagamento;
- controle de solicitações;
- processo end to end.
Uma empresa que deseja assegurar a sua saúde financeira e a satisfação dos seus colaboradores, é fundamental aplicar essas dicas para tornar o reembolso de despesas mais eficiente. De forma geral, esse objetivo é alcançado com uma política de reembolso completa, com a implementação de um sistema de gestão especializado e conscientização do pessoal.
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