Gerenciar adequadamente as despesas corporativas será de grande ajuda para melhorar o desempenho da sua empresa, especialmente em momentos desfavoráveis como a crise econômica criada pela pandemia do coronavírus.
Esse diferencial é potencializado quando se faz uma boa administração das despesas reembolsáveis, que são comuns para empresas que investem em viagens corporativas com frequência.
Com a leitura deste material, você saberá melhor o que são despesas corporativas, quais são reembolsáveis, quais não são e, no fim, qual é a melhor forma de gerenciá-las!
O que são despesas corporativas?
Basicamente, são os gastos que fazem parte do dia a dia das empresas que enviam pessoal para eventos, congressos, reuniões com clientes ou parceiros comerciais, entre outras atividades em outras cidades, estados ou até mesmo países. Durante essas viagens, é possível que esses profissionais façam algumas compras com seus fundos pessoais, que podem ser reembolsáveis ou não.
Esse conceito não pode ser confundido com as diárias para viagem, que são valores entregues antecipadamente pela empresa ao colaborador para que ele arque com os custos da viagem. As despesas corporativas são os gastos feitos do próprio bolso do funcionário.
Para fins legais, as despesas corporativas se encaixam no conceito de ajuda de custo, que são valores entregues ao colaborador para cobrir suas despesas com deslocamento. Ainda há certas normas que precisam ser observadas pelos gestores para evitar problemas legais sobre esses pagamentos. Elas podem ser encontradas tanto na CLT como em uma Súmula do TST. Entenda melhor a seguir.
Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)
O §2º do art. 457 da CLT diz que valores pagos como ajuda de custo (despesas corporativas) e diárias para viagem não integram a remuneração do empregado. Isso significa que não incidirão encargos trabalhistas e previdenciários, como FGTS, férias, 13º salário, INSS, entre outras obrigações.
Essa foi uma das mudanças feitas pela Reforma Trabalhista de 2017. Antes, pagamentos que superassem 50% da remuneração do colaborador integravam o seu salário.
Enunciado do TST
Enunciados são posicionamentos de tribunais sobre um determinado assunto jurídico. Segundo o Enunciado n.º 101 — Diárias de Viagem do Tribunal Superior do Trabalho (TST), juízes do trabalho entendem que diárias de viagem que excedam 50% do salário do colaborador integram o seu salário para efeitos indenizatórios, enquanto perdurarem as viagens.
No entanto, há debates sobre a aplicação desse enunciado atualmente pelo fato de a Reforma Trabalhista ter alterado o que dizia a CLT sobre o tema.
Além disso, é muito importante que a empresa elabore uma política de reembolso. Esse é um documento que lista as despesas reembolsáveis, explica como funciona o processo de solicitação de pagamento, elenca as exceções e detalha outras regras.
Quais despesas corporativas são reembolsáveis?
Geralmente, as despesas corporativas são reembolsadas quando o valor da diária não é suficiente para cobrir todos os gastos. Também pode ocorrer um imprevisto que gere a necessidade de custos extras. Nessas hipóteses, o colaborador precisa fazer gastos por conta própria.
Veja a seguir alguns exemplos de despesas reembolsáveis que você pode colocar na sua política de reembolso.
Acomodação
Envolve a estadia do viajante, que pode ser em um hotel, hostel, apartamento, pousada, resort, entre outros meios de hospedagem. Tal gasto surge quando o colaborador precisa continuar no destino por mais tempo.
Normalmente, o viajante adquire novas diárias no mesmo local em que ele ficou. Mas se não houver vagas na acomodação, é interessante que a empresa sugira uma alternativa com bom custo-benefício.
Alimentação
A empresa deve arcar com todas as despesas de alimentação, o que inclui café da manhã, almoço, lanche da tarde e jantar. Muitas vezes, os colaboradores acabam comendo no aeroporto, mas como esse local é mais caro, é importante apontar estabelecimentos com comida de qualidade e preço acessível.
Transporte e deslocamentos
Existem diferentes alternativas para a locomoção, como aplicativos de transporte, ônibus, táxi e metrô. Normalmente, as empresas orientam o colaborador a usar uma opção que concilie custo e segurança.
Pacote de internet
Essa despesa consiste no pagamento de internet móvel adquirida pelo colaborador para se comunicar com a empresa, seus clientes ou parceiros, pesquisar informações necessárias sobre o local, utilizar o GPS, entre outras questões relacionadas à atuação profissional.
Documentação
Aqui estão os recursos usados para arcar com as taxas necessárias para realizar a viagem (caso a empresa já não tenha pago todas) e tirar cópias de documentos, como contratos firmados com clientes e parceiros.
E quais despesas não são reembolsáveis?
Nem todos os gastos feitos pelo colaborador precisam ser reembolsados pela empresa — e isso deve ser especificado na política de reembolso. De forma geral, as despesas que não agregam valor à viagem ou que surgiram por erros do funcionário costumam ser excluídas da possibilidade de reembolso. Confira alguns exemplos abaixo.
Multas de trânsito
Uma alternativa comum de transporte é o aluguel de veículo. Isso traz mais liberdade para o colaborador e pode ser mais econômico caso ele tenha que se locomover frequentemente. Entretanto, qualquer multa por infração de trânsito deve ser paga pelo funcionário.
Compras de objetos de uso pessoal
Quando alguém visita um lugar diferente ou turístico, pode querer adquirir lembrancinhas ou presentes para seus amigos, colegas ou familiares. Como essas compras não têm ligação com a finalidade da viagem, elas não precisam ser compensadas pela empresa.
Gastos por atraso
Colaboradores têm o dever de comparecer no horário certo da viagem, de check-in e de check-out. Caso o profissional se atrase e seja necessário remarcar a viagem ou arcar com alguma multa, os respectivos valores devem ser pagos pelo funcionário.
Custos com lavanderia
O viajante também precisa levar as roupas necessárias já limpas e passadas. Por isso, despesas com lavanderia (bem como a locomoção) são de sua responsabilidade caso seja necessário lavar roupas.
Entretanto, é justo que os valores sejam reembolsados se a empresa pedir para que ele fique no local por mais tempo — para participar de outro evento, por exemplo —, já que não foi o profissional que causou os gastos extras.
São várias as despesas corporativas e reembolsos que precisam ser gerenciados por uma empresa. Para que não haja falha nos cálculos ou desentendimentos com os colaboradores, use um software especializado para isso, como o Argo Expense. Além disso, essa tecnologia agilizará toda a rotina corporativa e aumentará a produtividade da equipe!
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