As viagens corporativas são parte fundamental do bom funcionamento de toda grande empresa, trazendo muitos benefícios, como novos contratos, vendas, ou parcerias. Entretanto, para que esse processo seja realmente benéfico para o seu negócio, é fundamental que a sua gestão seja feita de forma inteligente. Por isso que é importante evitar erros na gestão de despesas quando se fala em viagens corporativas.
Afinal, por mais que viagens corporativas tragam novas oportunidades, esse investimento precisa ser feito com cuidado para que a empresa não saia no prejuízo. Por isso, preparamos este texto para ajudar você a entender quais são os principais erros na gestão de despesas de viagens corporativas, bora conferir?
Quais as principais despesas de uma viagem corporativa?
Antes de tudo, é necessário entendermos que, por mais que viagens corporativas sejam verdadeiros investimentos, pois trazem grandes retornos, realizar uma pode trazer grandes despesas. Afinal, toda vez que um colaborador precisa deixar o seu local habitual de trabalho para desempenhar alguma função, a restituição dessas despesas adicionais são obrigatórias.
Alguns dos erros na gestão de despesas mais comuns são:
- combustíveis;
- hospedagem;
- passagens aéreas;
- alimentação;
- internet e telefone;
- transporte local;
- seguro viagem;
- ingressos ou inscrição de eventos.
Todos esses itens são reembolsáveis, e a empresa deve restitui-los ao funcionário. A exceção se dá quando o colaborador acaba por ter gastos exorbitantes, por exemplo, optando por almoçar no restaurante mais caro da cidade, tendo uma conta que foge totalmente do razoável.
Quais os principais erros na gestão de despesas em viagens corporativas?
Mas, agora, quais são os principais erros nas gestões de despesas de viagens corporativas? Continue com a gente para conferir!
Não elaborar relatórios de qualidade
Os relatórios de viagem são uma das melhores formas de se organizar os custos de uma viagem, justamente por ser um único documento que concentra todas essas informações. A ausência de padronização, e de dedicação com essa prática, pode resultar em perda de notas fiscais, dificuldade na projeção de gastos, dificuldade na aplicação do reembolso, sem falar na perda de transparência.
Por isso, é fundamental que a empresa tenha uma padronização de todas as informações que devem constar no relatório, com regras claras do que é ou não reembolsável, e procedimentos para ser realizada a restituição.
Ter um planejamento pouco eficiente
Um bom planejamento é fundamental para o sucesso de uma viagem corporativa, e definitivamente não pode ser negligenciado. Ter documentados e listados os principais destinos de viagem da empresa facilita a preparação do setor administrativo na busca pelas melhores tarifas, por exemplo.
Além disso, a aproximação com hotéis e restaurantes locais também possibilita a criação de parcerias, que podem reduzir os custos da viagem.
Erros na gestão de despesas: não ter uma política de viagens bem definida
Por fim, tenha bem definida a política de viagens da empresa, evitando arbitrariedades e, principalmente, buscando o equilíbrio entre flexibilidade e rigidez. Uma política muito dura quanto à gestão das viagens corporativas pode deixar o processo lento e burocrático, resultando em reservas e compras de passagens em cima da hora e aumentando os seus custos.
Por outro lado, políticas muito flexíveis também podem resultar em gastos excessivos, por isso é importante buscar um ponto de equilíbrio entre as duas políticas.
Uma boa gestão das despesas em viagens corporativas é fundamental para trazer ordem e minimizar os erros de gestão de despesas nesses procedimentos. Com isso, a rentabilidade e os retornos desses deslocamentos a negócio tendem a aumentar, trazendo mais benefícios para a empresa.
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