Quem trabalha com pedidos de reembolso para viagens corporativas necessita de uma ferramenta intuitiva e rápida na prestação de contas da organização. Nesse contexto, é fundamental contar com fornecedores de qualidade, que forneçam a solução correta e personalizada para o seu caso. Nós desenvolvemos este texto para abordar tudo sobre o tema: sistema prestação de contas. Aqui você encontrará as informações necessárias para tirar suas dúvidas sobre o assunto e contratar o fornecedor ideal para o seu negócio.
Você sente a necessidade de um software para a prestação de contas da sua empresa? Não se preocupe, estamos aqui para ajudar. Confira o conteúdo completo!
Sistema prestação de contas: o que é?
Um sistema de prestação de contas para reembolso de viagens corporativas é um aplicativo que contabiliza gastos e despesas das viagens. É muito comum em empresas que investem em tecnologia a utilização de aplicativos que otimizam o processo de prestação de contas dos funcionários, gerando economia financeira.
Na realidade, trata-se de um tipo de software que as organizações utilizam para controle, monitoramento e análise das despesas de viagem. Por meio dele, o colaborador pode prestar contas sobre as despesas que envolvem reembolso nas viagens corporativas.
Dessa forma, a gestão financeira recebe o relatório de despesas dentro de uma plataforma centralizada, podendo avaliar e liberar ou não o reembolso de acordo com a política da empresa. Ou seja, esse é um tipo de ferramenta que funciona contabilizando gastos e automatizando todo o processo de prestação de contas para reembolso corporativo.
Como funciona um sistema de prestação de contas para viagens corporativas?
Esse tipo de sistema funciona por meio da digitalização de todos os processos de prestação de contas para reembolso de viagens corporativas. Ele permite modernizar e otimizar todas as operações voltadas para as despesas dos colaboradores em viagens, desde o momento de planejar a viagem até o pagamento efetivo do reembolso. Um detalhe fundamental desse sistema é que permite identificar possíveis fraudes durante essas operações.
Assim, essa tecnologia auxilia nos mais diversos processos para que, durante as viagens dos colaboradores, o gestor da parte financeira possa lidar de uma maneira melhor com os custos desse tipo de investimento. O sistema para prestação de contas permite, por exemplo:
- pesquisa das melhores passagens aéreas, serviço de hospedaria, transporte e translado;
- fechamento de todas as reservas dos itens citados acima;
- integração com diversas plataformas de transporte aéreo e terrestre;
- envio dos comprovantes de despesas em tempo real por meio de fotos;
- entrada do pedido de reembolso pelo próprio sistema;
- geração de análises e relatórios de despesas;
- intermédio entre colaborador e departamento financeiro para aprovação de gastos;
- mitigação de fraudes por meio de auditorias e identificação automática de inconsistência nos gastos;
- visualização de todos os dados, despesas e relatórios dos detalhes das viagens em uma plataforma centralizada.
Qual a importância de um sistema para prestação de contas?
Todas essas funcionalidades do sistema para prestação de contas de viagens corporativas permitem extinguir quase todos os processos manuais. Essa automação garante produtividade e eficiência para o processo de reembolso, diminuindo erros, retrabalho e fraudes.
Esses benefícios são concedidos ao mesmo tempo em que os gestores conseguem uma maior visibilidade dos procedimentos relacionados às viagens e às despesas dos colaboradores. Isso auxilia bastante em relação às tomadas de decisão mais inteligentes e embasadas em dados reais.
Além disso, ao investir em uma ferramenta desse tipo, é possível desenvolver soluções voltadas para a gestão de viagens corporativas, garantindo maior precaução aos gestores durante o planejamento de tais investimentos. Assim, os colaboradores podem se deslocar com maior segurança, eficiência e economia.
Quais são as vantagens de um sistema para prestação de contas de viagens corporativas?
O perigo de utilizar planilhas para a prestação de contas em viagens corporativas é alto, pois elas são sujeitas a falhas humanas e fraudes. A seguir, destacamos as principais vantagens de contar com uma ferramenta para essa função. Confira!
Redução de custos
Utilizar uma boa ferramenta para alinhar a gestão de viagens para reuniões, feiras e congressos permite reduzir os gastos com esse investimento. Isso porque, ao procurar com antecedência os valores das passagens de avião e hotéis, por exemplo, é possível encontrar melhores preços.
Além do mais, o responsável pelo reembolso consegue reduzir custos para evitar fraudes e desperdícios de dinheiro. Softwares de gestão desse tipo permitem um controle exato e em tempo real dos gastos durante as viagens corporativas, sendo esse o motivo pelo qual desperdícios e fraudes são reduzidos.
Cumprimento de políticas internas
Uma boa gestão de viagens faz com que o limite dos gastos seja respeitado e as regras da empresa sirvam de parâmetro para tal empreendimento. Por meio de uma ferramenta de gestão para viagens, o gestor ganha um controle maior sobre essas despesas, uma vez que esse tipo de aplicativo pode ser programado para incluir as políticas de reembolso.
Ou seja, caso um colaborador ultrapasse o orçamento estabelecido, por exemplo, terá que prestar contas, esclarecendo de qual maneira gastou, e ressarcir a empresa quando necessário. Além disso, como uma política de reembolso para viagens estabelece como regra os comprovantes de gastos, os funcionários terão que ser mais responsáveis com os recibos e as notas fiscais.
Otimização de processos
Por meio da centralização de todos os dados necessários da prestação de contas de viagens, realizar a checagem dessas informações fica muito mais rápido e prático. Contar com tecnologia para uma boa gestão dessa categoria é fundamental para trazer mais agilidade do que as antigas planilhas.
Empresas que utilizam esse tipo de ferramenta contam com o benefício de digitalização das despesas. Assim, os colaboradores podem escanear as notas e os recibos pelo próprio smartphone, para armazenarem essas informações na nuvem de maneira segura.
O Argo Expense é a solução definitiva para a prestação de contas relacionada a despesas corporativas. Trata-se de uma ferramenta eficiente e descomplicada para o controle dos gastos da sua empresa. Por meio dela, é possível realizar a gestão de orçamento e reembolso de colaboradores, além de gerar relatórios de despesas de maneira prática e intuitiva.
Você acabou de aprender tudo sobre sistema prestação de contas e já consegue escolher entre as melhores ferramentas do mercado para essa função. Lembre-se, nosso Argo Expense garante o cumprimento da política de gastos corporativos, trazendo mais organização e segurança para a sua empresa. Assim, fica muito mais fácil gerar economia e ter total visibilidade do gerenciamento de despesas do negócio!
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