No ambiente de trabalho digital moderno, uma forte comunicação interna é a base para o sucesso. Ela é um componente essencial do esforço da empresa para manter o envolvimento dos colaboradores e manter todos, em todos os níveis, focados no que realmente importa.
Em outras palavras, é fundamental se concentrar na forma como você está comunicando e não apenas no conteúdo compartilhado.
Neste artigo, nós trazemos 5 dicas essenciais de comunicação interna que podem melhorar sua estratégia e ajudar você a conectar sua equipe e manter todos engajados e motivados. Acompanhe!
1. Centralize as informações
Isso pode parecer óbvio, mas vale a pena enfatizar o impacto que o software certo tem em conectar sua força de trabalho. Como os e-mails em massa perderam muito em eficácia, é hora de mudar para outras plataformas mais intuitivas que incentivem taxas mais altas de participação.
Quer você mude para uma intranet, um aplicativo de mensagens ou simplesmente faça com que seu pessoal use uma única plataforma para seus e-mails e calendários, seu objetivo principal é minimizar a confusão centralizando seu conteúdo e integrando seus meios de comunicação internos em uma única fonte.
Ao criar um único hub de comunicações internas para sua organização, você vai:
- reduzir drasticamente o volume de ruído que seu pessoal terá de percorrer para acessar e consumir informações importantes;
- ser capaz de configurar parâmetros de mensagens direcionados para garantir que as informações que você está comunicando sejam enviadas para as equipes certas;
- minimizar a probabilidade de seu pessoal perder atualizações (uma plataforma com alertas de notificação é uma excelente maneira de ficar de olho no que está acontecendo em seu local de trabalho);
- criar oportunidades para uma discussão mais aberta e fluida (plataformas com comentários, chat, compartilhamentos e ‘‘curtidas’’ oferecem um apelo de mídia social para comunicações internas);
- ser capaz de medir e rastrear as taxas de visualização, envolvimento e participação, o que dá a você um melhor controle sobre como suas informações são consumidas e aplicadas.
2. Desenvolva uma estratégia de comunicação interna
Assim que tiver a ferramenta desejada em funcionamento, você precisará gastar algum tempo elaborando cuidadosamente sua estratégia de comunicação interna.
Como acontece com qualquer nova plataforma de comunicação interna, pode levar algum tempo até que todos os colaboradores estejam atualizados. Porém, mesmo antes de lançar sua nova ferramenta, você precisará reavaliar sua estratégia de comunicação para levar em consideração:
- características da plataforma;
- tipos de conteúdo que você deseja publicar;
- sua programação de publicação (frequência e importância de suas postagens);
- segmentação e segmentação de leitores;
- sua taxa de participação atual e desejada.
Uma estratégia de comunicação interna bem-sucedida também deve responder a algumas das seguintes perguntas:
- nossa programação de publicação sobrecarrega nosso pessoal com muitas atualizações?
- quão ativa será nossa equipe de liderança em nossa plataforma, e como a maneira como eles usam a plataforma incentivará nosso pessoal a seguir seu exemplo?
- quais são os objetivos de nossa mensagem (educar, informar ou inspirar ação)?
- como podemos compartilhar informações com as equipes correspondentes de uma forma aberta e transparente?
- como nossos posts apoiam e desenvolvem a cultura de nossa empresa? (isso é extremamente importante para o seu pessoal, então certifique-se de passar mais tempo pensando nisso)
- quais filtros precisamos para garantir que nosso conteúdo vá para as pessoas certas?
- como nossa estratégia de comunicação interna se expandirá com o crescimento de nossa organização?
Dependendo de alguns fatores, como a plataforma que você usa ou o setor em que está, pode haver potencial para algum cruzamento entre as comunicações externas e internas.
Digamos que você seja uma empresa de software como serviço com uma seção em seu site voltado para o cliente que inclui destaques do cliente e estudos de caso. Este conteúdo não precisa ser usado apenas para converter leitores em clientes. Você pode redirecionar os holofotes para perfis de clientes internos, que podem circular entre seus departamentos de vendas e marketing — ou até para todo o seu pessoal.
Uma ótima estratégia de comunicação interna considerará como reembalar informações, para colaboradores e clientes. Ao interligar suas equipes de comunicação interna e externa, você cobre muito mais terreno.
3. Elimine a burocracia na troca de informações
Outro aspecto importante das comunicações internas é a troca de informações. Afinal, a comunicação aberta é essencial na maioria dos locais de trabalho, especialmente se o objetivo é conectar e alinhar equipes.
Para promover uma comunicação aberta, sua estratégia de comunicação interna deve criar um espaço de debates e feedbacks. O debate profissional e amigável vai acontecer, de uma forma ou de outra, e é importante permitir que isso aconteça.
4. Adote as mídias sociais
Muitas organizações ainda se opõem ao acesso e uso das mídias sociais no local de trabalho, então isso pode não ser viável.
Com isso dito, mais pessoas continuam a trabalhar em casa e as mídias sociais no local de trabalho estão se tornando mais uma norma para continuar a conversa, melhorar a comunicação e facilitar a colaboração. A mídia social não é necessariamente uma coisa ruim para as organizações adotarem; trata-se apenas de convencer seu chefe de seus benefícios para as comunicações internas.
Use suas plataformas de mídia social para incentivar sua equipe a compartilhar suas vitórias, suas histórias e usar hashtags que as pessoas podem seguir para se manterem atualizadas.
5. Fortaleça a cultura da sua empresa
Integrar a cultura de sua empresa ao dia de trabalho pode ser uma ótima maneira de fazer com que seus funcionários se sintam mais conectados uns aos outros, bem como à organização como uma entidade.
Uma maneira ótima — e fácil — de fazer isso é incorporar as cores e os símbolos de sua marca à decoração, documentação ou até mesmo aos sistemas internos do seu escritório.
Não faça disso apenas uma coisa visual, no entanto. Crie o hábito de apresentar as metas e filosofias da empresa a todos os novos funcionários durante a integração, bem como reiterá-las regularmente a todos os funcionários existentes.
Ter uma estratégia de comunicação interna e seguir as melhores práticas é a chave para garantir que sua organização e a cultura da empresa possam continuar a prosperar em tempos difíceis. Investir em canais estratégicos para executar o seu plano é parte fundamental desse processo.
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