A política de controle de gastos é um conjunto de processos e regras de gestão de despesas, geralmente na forma de um documento, que define como seus funcionários podem gastar o dinheiro da empresa. As muitas transações podem ser difíceis de ser controladas, e os funcionários podem criar consumos excessivos, se suas despesas não forem supervisionadas e as políticas da empresa não forem aplicadas.
Ao definir, controlar e aplicar as políticas da sua empresa, você, em primeiro lugar, aumenta o valor do resultado final. Além dos benefícios financeiros, você tornará a vida cotidiana de seus funcionários menos complicada, garantindo que eles não percam o controle do que é certo ou errado.
Siga com a leitura e confira meios de desenvolver uma política de controle de gastos.
Quais são os benefícios de ter uma política de controle de gastos?
A política de controle de gastos é um grupo de princípios que uma empresa define para especificar como os funcionários serão reembolsados pelas despesas corporativas. Em outras palavras, é uma lista de tudo o que deve e não deve ser feito pelos seus funcionários quando incorrer em despesas. Mas, na verdade, é muito mais do que isso. Veja!
Da perspectiva do funcionário
Para o funcionário, ela serve como um guia de como ele pode usar o orçamento da empresa em situações como viagens a trabalho, eventos e outros contextos corporativos. Seguindo esse guia, ele pode ter a segurança de ser reembolsado pelo valor permitido, sem a necessidade de uma negociação.
Da perspectiva do empregador
Para a empresa, ter uma boa política de controle de gastos significa evitar fraudes, definir limites e simplificar as estimativas. Além disso, um bom conjunto de regras tornará mais fácil para o departamento financeiro prever despesas.
O que constitui uma boa política de controle de gastos?
Uma boa política de gastos é curta, simples, bem-estruturada e relevante. Mostra como o funcionário pode usar o orçamento da empresa, mas de forma cuidadosa. Nesse contexto, o documento não precisa ter mais que 20 páginas. A adoção da política de despesas será maior quando você mantiver as coisas curtas e legíveis. Em outras palavras, a sua política deve ser:
- simples — política de controle de gastos existe, basicamente, para criar um conjunto padronizado de diretrizes e excluir exceções, para que, assim, não se percam nos detalhes;
- estruturada — facilite a leitura adicionando estrutura a ele, por meio de uma visão geral, por exemplo, organizando sua política por categoria;
- relevante — certifique-se de que sua política permaneça atualizada, ou seja, ela deve adequar-se ao tamanho e à cultura de sua empresa, mas também deve estar em dia com as leis e os regulamentos fiscais.
Como redigir o documento?
Vamos direto ao ponto! Comece explicando o propósito da sua política de controle de gastos. Isso criará confiança entre o funcionário e o empregador. Ambas as partes saberão o que se pode esperar delas.
Defina as regras da sua política de controle de gastos
Explique o fluxo das despesas, o processo de aprovação e algumas regras gerais. Por exemplo, “as despesas só podem ser consideradas se forem realizadas em um contexto corporativo”.
Por motivos fiscais, o recibo, muitas vezes, será necessário — isso pode depender da localização e do valor da despesa. Não se esqueça de definir um prazo de quanto tempo os funcionários podem arquivar uma despesa, para evitar que você receba recibos que não podem mais ser usados para reembolso de impostos.
Um dos pontos principais da política de controle de gastos é a aplicação das categorias ou dos centros de custo. Cada um exigirá regras específicas. As mais comuns são: viagens, transporte, alimentação, hospedagem e despesas de escritório.
Automatize o que for possível
Existem softwares específicos para ajudar as empresas a automatizarem seus processos de controle de gastos. Isso não é feito apenas para melhorar o envio, mas também para fazer cumprir automaticamente as políticas de despesas. Ao automatizar o controle de despesas, funcionários e aprovadores passam a ver imediatamente as despesas que estão fora da política, possibilitando que adicionem uma explicação ou as removam completamente de sua lista de despesas, por exemplo.
Como se comunicar sobre sua política?
Sem comunicações de políticas eficazes, você deixa sua empresa aberta aos riscos de erro, fraude e violações de conformidade. Portanto, aqui estão algumas estratégias eficazes para garantir que qualquer empresa seja capaz de comunicar com eficácia sua política de controle de gastos.
Mantenha-se simples e conciso
Uma marca registrada do gerenciamento ineficaz de despesas é a necessidade de um documento de política longo, complexo e impenetrável. É quando uma organização tenta entrar em detalhes exaustivos e cobrir todas as eventualidades. A comunicação de uma política é muito mais eficaz quando é reduzida apenas às informações mais básicas. Ela precisa fornecer um conjunto de regras simples e concisas, junto a um conjunto de hábitos e costumes gerais sobre o que é aceitável.
Faça parte da integração
Conforme uma empresa cresce e novos colaboradores são adicionados à organização, você precisa de uma maneira robusta de garantir que cada novo funcionário seja informado sobre a política de controle de gastos. É para lidar melhor com esse tipo de tarefa que mais empresas estão migrando para métodos de indução digital, que automatizam o processo, fornecendo a cada novo contratado tudo o que ele precisa saber.
Certificar-se de que cada novo membro da equipe receba essas informações, junto a um carimbo digital de onde e quando isso aconteceu. Isso ajuda a remover qualquer espaço de “manobra” quando se trata de conformidade com as políticas.
Forneça acesso fácil
Embora um sistema digital de despesas possa fornecer alertas e notificações automatizados, há uma infinidade de outras maneiras de tornar as políticas mais acessíveis. Muitas empresas usam o Wiki da empresa, possibilitando que os detalhes sejam acessados de qualquer lugar que o funcionário tenha uma conexão online.
É uma forma eficaz de garantir que os viajantes de negócios sempre tenham acesso às informações necessárias. Uma abordagem baseada na web também elimina a dor de cabeça causada por ter várias cópias de uma política espalhadas por toda a organização. A falta de controle central torna a atualização de uma política um processo lento e traiçoeiro, pois as informações ficam fragmentadas, e os documentos antigos permanecem no sistema.
Em resumo, desenvolver uma política de controle de gastos para a sua empresa é imprescindível e certamente o ajudará a evitar grandes problemas no futuro. Além disso, não é muito complicado. Você só precisa saber o que incluir e pensar um pouco sobre os desafios específicos que seu negócio enfrenta.
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