Em muitas empresas, a compra de passagens para viagens corporativas ainda é feita de forma descentralizada. Sem processos definidos, é comum que colaboradores usem cartões pessoais, agências não regulamentadas ou canais de venda direta, dificultando a emissão de notas fiscais em nome da empresa. Isso compromete o controle orçamentário, aumenta o risco de não conformidades e sobrecarrega as equipes com tarefas operacionais que poderiam ser automatizadas.
Este cenário gera impactos claros no dia a dia: a equipe financeira perde tempo com conciliações manuais, gestores enfrentam dificuldade para acompanhar os gastos em tempo real e as regras do programa de viagens deixam de ser aplicadas de forma consistente. No fim do mês, a empresa não sabe ao certo quanto gastou, nem com o quê. Sem controle estruturado, fica impossível fazer projeções, renegociar contratos com fornecedores ou justificar despesas em auditorias.
Para resolver estes desafios, o uso de um sistema especializado em viagens corporativas é essencial. O Argo Travel, desenvolvido pela Argo Solutions, permite centralizar todas as etapas do processo em uma única plataforma, da solicitação até a aprovação da viagem. A ferramenta conecta as políticas da empresa aos fluxos de reserva e pagamento, garantindo que as passagens aéreas compradas sejam emitidas com CNPJ, dentro dos parâmetros definidos por cada organização.
Além de oferecer acesso a tarifas negociadas, o Argo Travel permite configurar regras por tipo de colaborador, destino e orçamento. Com isso, a gestão de viagens corporativas se torna mais eficiente, segura e transparente. A plataforma pode ser integrada a ERPs e sistemas contábeis, facilitando a conciliação e a geração de relatórios detalhados. Mesmo empresas que ainda não utilizam ferramentas digitais conseguem, desde o início, organizar este processo e reduzir significativamente o tempo gasto em tarefas repetitivas.
Entre os principais benefícios práticos, destacam-se:
- Maior previsibilidade financeira: todas as reservas realizadas ficam documentadas, com recibos e notas fiscais válidas. Isso permite acompanhar os gastos por centro de custo, planejar melhor os investimentos e garantir conformidade fiscal.
- Reembolsos simplificados: ao utilizar meios de pagamento corporativos e centralizar os dados na mesma plataforma, as informações necessárias para o ressarcimento dos colaboradores são importadas de forma simples, evitando retrabalho e atrasos.
- Aplicação consistente das políticas de viagem: as diretrizes definidas pela empresa são respeitadas em cada etapa. Desde a escolha dos voos até os limites de valor, tudo é parametrizado no sistema, eliminando exceções e garantindo transparência.
- Agilidade nas aprovações: gestores recebem notificações e acessam o painel de controle para autorizar ou recusar solicitações com base em critérios objetivos. Isso agiliza o processo decisório e reduz gargalos operacionais.
- Experiência facilitada para quem viaja: com o aplicativo My Argo, o colaborador faz solicitações e acompanha o status das reservas diretamente do celular, sempre alinhado à política interna. A empresa mantém o controle e o colaborador ganha autonomia.
Para obter o máximo proveito deste modelo, algumas práticas são recomendadas:
- Contar com uma agência de viagens corporativas da sua confiança.
- Cadastrar a empresa em plataformas especializadas e homologar os fornecedores preferenciais. Conheça o Argo Travel.
- Priorizar o uso de cartões empresariais ou modelos de faturamento direto.
- Incluir obrigatoriamente o CNPJ da organização em todas as compras de passagens.
- Automatizar a integração com os sistemas de gestão financeira.
- Manter atualizadas as regras internas de viagem, assegurando que cada reserva siga os critérios estabelecidos.
Adotar a compra de passagens aéreas para sua empresa de forma estruturada é mais do que uma formalidade: é uma ação estratégica que melhora o controle financeiro, reduz riscos e fortalece a governança interna. Com o suporte da Argo Solutions, sua empresa ganha eficiência, conformidade e mais tempo para focar no que realmente importa.
