Na hora de planejar uma viagem corporativa, além de determinar as datas, o meio de transporte a ser utilizado e a hospedagem do colaborador, também é essencial que você faça um orçamento de custos adequado. Afinal, a viagem deve fazer parte do planejamento financeiro da empresa como um todo, entrando como um investimento feito para a expansão e o crescimento da organização. Esse é o papel do orçamento de custos de viagem corporativa.
Esse processo tem como objetivo determinar os principais custos relacionados a viagem e, a partir disso, estabelecer um orçamento de custos total para que ela ocorra da melhor forma possível. Com isso, além de melhorar o planejamento financeiro, você pode descobrir economias possíveis e, assim, reduzir os gastos da empresa.
Quer saber como fazer esse orçamento com excelência? Então continue a leitura e confira o passo a passo!
Revise os gastos das viagens anteriores
O primeiro passo para criar um orçamento de custos de viagem corporativa é entender quais foram as principais despesas das viagens anteriores. Afinal, esses dados servem como insumo para que você entenda qual a média de gastos dos colaboradores em deslocamentos e, com isso, comece a planejar os próximos.
Portanto, revise todos os gastos. Reveja as notas emitidas pelos colaboradores referentes a alimentação e outros serviços, assim como o preço da hospedagem e o da passagem para o deslocamento. Também tente identificar gastos adicionais e entenda quais são eles e quando eles estão presentes.
Faça uma lista dos gastos de viagem
Agora que você já revisou as viagens anteriores dos seus colaboradores, é hora de começar a criar o seu orçamento. Apesar de ele se tratar de um valor mais geral, referindo-se ao custo total da viagem, é importante que você entenda os pormenores do processo e saiba qual a porcentagem do orçamento que deve ir para cada um dos tipos de gastos.
Portanto, liste todos os gastos. Inclua tanto aqueles que são recorrentes quanto os variáveis, que podem ser utilizados no caso de imprevistos ou em situações específicas. Aproveite para classificar cada um dos gastos de acordo com a recorrência e o nível de prioridade em uma viagem corporativa.
Crie uma média de gastos
Você já revisou os gastos das viagens anteriores e, agora, tem em mãos a lista de todas as despesas possíveis. Portanto, é o momento de iniciar o cálculo do orçamento, indicando qual o valor médio de cada um dos custos de uma viagem corporativa.
Nesse momento, você pode separar os gastos de acordo com o tipo ou as possibilidades. Por exemplo, existe uma média gasta com hospedagem em hotéis e uma diferente com hospedagens em pousadas. Verifique qual é esse valor em cada um dos casos e inclua essa informação separadamente na planilha, de forma a ficar claro quais são as possibilidades e a média gasta em cada uma delas.
Considere imprevistos
Como você já deve ter percebido, imprevistos acontecem nas viagens corporativas. Afinal, pode ser que o colaborador perca o voo ou tenha que ficar mais tempo na cidade. Além disso, pode ser necessário resolver algum problema adicional que não estava previsto, exigindo um gasto maior ao longo da viagem.
Portanto, na hora de criar o seu orçamento de viagem, considere um valor maior para arcar com possíveis imprevistos. Dessa forma, você evita a empresa precise desembolsar quantias mais altas do que a planejada ao longo da viagem, prejudicando outros processos devido à falta de orçamento.
Crie orçamentos gerais e específicos
Com todos os dados em mãos, você pode criar um orçamento geral para as viagens corporativas. Ou seja, você é capaz de determinar quanto a empresa gasta, em média, com um deslocamento desse tipo. Isso é importante tanto para determinar o custo da viagem para a organização quanto para criar um planejamento financeiro mais geral.
Porém, essa estimativa geral não é suficiente para um bom controle das finanças ao longo dos deslocamentos. Afinal, uma viagem de três dias apresenta um orçamento muito diferente de uma com cinco dias de duração. Além disso, uma viagem interestadual também deve ter um orçamento diferente do que se fosse para uma cidade mais próxima da sede da empresa.
Portanto, aproveite para também criar orçamentos mais específicos, considerando os variados cenários pelos quais a empresa passa. Dessa forma, você consegue determinar qual o valor de cada viagem individualmente, levando em conta as características próprias do processo.
Crie e compartilhe a política de despesas da empresa
Não adianta apenas o setor financeiro da organização ter consciência sobre como funcionam os custos com viagens corporativas. É necessário que todos os colaboradores entendam o funcionamento desse sistema, principalmente aqueles que estarão viajando.
Portanto, aproveite para criar uma política de despesas para a empresa como um todo. Deixe claro como se dá o cálculo do orçamento, como são determinados os custos de cada uma das viagens, quais são as despesas reembolsáveis e como esse processo é realizado. A partir da criação desse documento, compartilhe-o com os colaboradores e explique como funciona cada um dos processos e qual o papel da equipe para realizá-los de forma correta.
Use ferramentas de controle
Por fim, vale lembrar que não adianta criar um orçamento de custos de viagem corporativa se ele não for respeitado e cumprido pelos setores da empresa. Portanto, use a tecnologia a seu favor e invista em ferramentas de gestão de custos e de controle das viagens corporativas.
Existem softwares desenvolvidos especialmente para a gestão de viagens que podem ser os seus maiores aliados na hora de controlar os gastos decorrentes de um deslocamento. Esse é o caso do Argo Expense, que permite que você crie todo o orçamento da viagem, acompanhe as despesas e, inclusive, faça reembolsos para colaboradores de forma simples e rápida. Dessa forma, você garante que o orçamento será criado de maneira correta e ainda tem um controle eficiente de todo o processo e das despesas ao longo da viagem.
As viagens corporativas são um processo significativo para as organizações como um todo. Porém, para que elas efetivamente gerem resultados, é importante investir em um método de controle de custos e previsão de orçamento. É por isso que é tão necessário criar um orçamento de custos de viagem corporativa, evitando gastos desnecessários, desperdícios e, até mesmo, imprevistos e surpresas para a empresa. A Argo possui soluções para gestão de viagens corporativas e gestão de despesas.
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