O termo compliance é amplamente usado e faz parte da rotina do mundo corporativo. Essa disseminação, inclusive, não é mera coincidência. Afinal, essa prática é fundamental para que as empresas sejam organizadas, transparentes e respeitadas interna e externamente no setor de atuação.
Para empresas que realizam viagens corporativas frequentemente, é ainda mais necessário que o compliance esteja bem alinhado. Por conta disso, separamos, neste artigo, algumas dicas para que essa prática seja garantida e feita da maneira correta em seu ambiente de trabalho. Confira, a seguir, e aprenda a aplicá-la da melhor maneira em sua companhia.
O que é compliance e como funciona
A palavra compliance tem origem no termo, em inglês, to comply. Usando a tradução livre, significa algo como “agir de acordo com as regras”. De início, o termo era utilizado para associar que uma empresa se mantém dentro das leis e legalidades jurídicas. Com o tempo, porém, esse termo se ampliou para outras definições.
Atualmente, ter um bom compliance vai além somente do ambiente jurídico. Serve também para afirmar que as companhias agem corretamente no cumprimento das regras com seus colaboradores, fornecedores, padrões de ética, práticas da área de atuação em toda a comunidade de modo geral.
Como o compliance se aplica às viagens corporativas
O compliance nas viagens corporativas está ligado mais diretamente às políticas internas que uma empresa possui em relação a elas. Portanto, ter essa prática de maneira exemplar seria cumprir todas as regras definidas internamente para lidar com esse tema em questão na companhia.
Como garantir o compliance nas viagens corporativas
Tenha uma política de viagens
Um bom compliance em viagens corporativas passa pela criação de uma política de viagens. Ela consiste em um conjunto de regras que definem como os colaboradores devem portar-se enquanto estiverem em trânsito. Nesse documento, estarão estabelecidos pontos como gastos permitidos, por exemplo, realizar pedidos de reembolso e, até mesmo, seguir determinadas condutas e posturas durante a estadia. Portanto, é um fator extremamente importante para a organização dos processos e as boas práticas.
Tenha um política de reembolsos
Uma política de reembolso eficaz também garante um compliance eficiente para as empresas. Isso porque os colaboradores saberão quais regras seguir para solicitar os pagamentos após a viagem, bem como a quantia estipulada e com o que poderão usar o dinheiro da companhia. Com isso, obtém-se mais transparência nos processos.
Divulgue as regras
Não é importante somente definir as políticas. Um bom compliance necessita que as regras sejam divulgadas de maneira eficaz, até que seja garantido o conhecimento por parte de todos. Dessa forma, será possível estabelecer toda a organização e transparência que a sua empresa necessita.
Faça auditorias
Depois de criadas, as políticas devem ser constantemente monitoradas e aperfeiçoadas na empresa, evitando que as práticas entrem em “modo automático”. Por isso, faça auditorias constantes para rever os procedimentos de viagens corporativas. Se possível, também tenha o auxílio de uma companhia externa especializada. Isso garante maior organização, transparência e reputação ao negócio.
Conheça bem os seus fornecedores
É também fundamental conhecer bem as empresas parceiras que auxiliam nos serviços relacionados às viagens corporativas antes de fechar contratos. O intuito é saber se elas possuem boa conduta e seguem práticas positivas. Assim, é possível escapar de problemas com documentações, notas fiscais e pagamentos.
Verifique as regras dos destinos da viagem
Um último ponto muito importante é a checagem com antecedência das boas condutas relacionadas aos destinos de suas viagens corporativas. Por isso, antes de qualquer coisa, verifique a legislação local para saber se há a possibilidade de os seus colaboradores infringirem alguma regra ou algum costume. Assim, são evitados imprevistos por falta de conhecimento.
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