Os seus colaboradores precisam viajar a trabalho, seja para participar de eventos, visitar clientes ou expandir as operações da empresa. Durante esse período, a organização tem de arcar com uma série de custos, como alimentação e hospedagem do colaborador. Geralmente, isso é feito depois por meio de reembolsos de viagens.
Infelizmente, ainda existem muitos trabalhadores que realizam fraudes, onerando as viagens corporativas realizadas. Algumas das más práticas são a solicitação de reembolso de despesas indevidas ou alteração de notas indicando um valor maior do que o que foi efetivamente gasto. É possível que aconteça fraudes devido a erros na hora de lançar notas no sistema. Esse conjunto de fatores causa uma perda financeira grave para a organização.
Quer saber como evitar esse tipo de situação na sua empresa?
Continue a leitura e descubra dicas para reduzir fraudes em reembolsos de viagens!
Tenha uma boa política de reembolso de viagens
Nem sempre as fraudes são realizadas por má fé dos colaboradores. Afinal, pode ser que eles acreditem que determinadas despesas deveriam ser reembolsadas e solicitem o processo indevidamente. Dessa forma, para evitar esses enganos, é necessário que você tenha uma política de reembolsos clara e eficiente.
Portanto, deixe claro quais são as despesas reembolsáveis em cada tipo de viagem corporativa. Além disso, é importante que você tenha um processo eficiente, que deve ser descrito na sua política. Dessa forma, o colaborador saberá exatamente como proceder, eliminando erros e brechas para fraudes intencionais.
Faça auditorias constantes
Uma outra forma de reduzir as fraudes é a realização de auditorias constantes em todo o processo de solicitação de reembolso por parte dos colaboradores. Essa prática tem como objetivo verificar se os procedimentos foram feitos de forma correta.
Com isso, você consegue identificar fraudes com facilidade, inibindo-as antes que causem prejuízos mais sérios para a sua organização. Indiretamente, você também inibe qualquer tipo de comportamento fraudulento dos colabores. Afinal, agora sabem que podem ser identificados.
Utilize ferramentas tecnológicas
Uma outra estratégia importante para evitar fraudes nos reembolsos da empresa é usar ferramentas tecnológicas ao longo de todo o processo, otimizando-o. Afinal, elas evitam erros e ainda podem indicar possíveis tentativas de fraudes devido ao uso de inteligência artificial.
Um software, como o Argo Expense, permite que o colaborador insira todas as despesas reembolsáveis em um só lugar, juntamente com o comprovante. Neste momento, o software e sua equipe serão responsáveis por verificações.. Só após a aprovação é que a despesa é efetivamente reembolsada, o que reduz drasticamente as possibilidades de fraudes, sejam elas intencionais ou não.
As fraudes nos reembolsos de viagens corporativas são um problema sério e caro para as organizações. Porém, com algumas metodologias e estratégias, é possível reduzir e, até mesmo, eliminar esse problema. Portanto, aproveite as nossas dicas e comece a investir em ações antifraude na sua empresa!
Como você já sabe, um software pode ser seu grande aliado na prevenção de fraudes de reembolso.
Portanto, entre em contato com a Argo e descubra, agora mesmo, a nossa solução!
