Investir em uma gestão de viagens assertiva é essencial para oferecer uma experiência personalizada aos seus colaboradores, além equilibrar as contas da sua empresa, evitando desperdícios e fraudes durante o reembolso. Nesse contexto, existem ótimas ferramentas e estratégias que favorecem um gerenciamento adequado quando o assunto é viagem corporativa.
É necessário estar por dentro das maiores novidades do assunto para não deixar passar nenhum detalhe e, assim, que você consiga abrir o leque de oportunidades no mercado em que a sua empresa está enquadrada.
Foi para elucidar os principais detalhes dessa questão que desenvolvemos este texto, trazendo à tona tudo o que você precisa saber para se manter informado e fazer a escolha certa. Confira o conteúdo completo!
Qual é a importância de otimizar a gestão de viagens corporativas?
Viagens a trabalho podem abrir novos caminhos para o seu empreendimento, contanto que haja uma boa gestão para que tudo saia como o planejado. Dessa maneira, é possível evitar gastos excessivos e garantir o cumprimento de todos os objetivos propostos, trazendo benefícios para as contas da empresa.
Existem várias formas de otimizar a sua gestão de viagens, seja desenvolvendo estratégias inovadoras, seja utilizando ferramentas que aprimoram todo o trabalho que seria feito manualmente. Assim, a empresa necessita investir em um gerenciamento eficaz, sempre acompanhando de perto a política de viagens e não se esquecendo de desenvolver ações que garantam um controle eficiente de despesas.
O processo em torno da programação de viagens corporativas pode ser bastante árduo para a equipe responsável pela administração, principalmente se o objetivo for reduzir os custos do empreendimento. Por esse motivo, é essencial que se desenvolva uma gestão adequada. Devemos ressaltar que existem casos em que erros provenientes desse procedimento podem gerar prejuízos, bem como o descumprimento dos objetivos propostos por falta de planejamento.
Além disso, caso a cooperativa não considere as oportunidades em torno do motivo da viagem durante os cálculos da jornada do colaborador, a exemplo dos custos de transporte e hotelaria, existem grandes chances de que as despesas empregadas com a atividade acabem muito elevadas. Aqui, cabe ressaltar a importância de um bom planejamento de cada etapa do deslocamento, para que todos os planos estabelecidos sejam alcançados e se evite prejuízos durante o processo.
Ser capaz de direcionar os investimos durante a gestão de viagens significa saber acompanhar os principais tópicos relacionados às despesas, como o ticket aéreo, os contratos realizados, a hospedagem e alimentação.
Como realizar uma boa gestão de viagens corporativas?
Agora que você já sabe a importância de otimizar a gestão de viagens da sua empresa, prepare-se para aprender como realizar esse processo assertivamente. Confira os passos!
Desenvolva uma boa política de viagens corporativas
Estabelecer uma política de viagens de maneira clara facilitará cada processo subsequente. Coloque no papel todos os parâmetros necessários para que a viagem ocorra da melhor maneira possível, como o valor diário da alimentação, os gastos com os clientes, a data antecipada para a compra das passagens, a classe do voo para os seus colaboradores, o limite dos valores das diárias em hotéis, entre outros dados importantes.
Ser claro nessa política é uma maneira de otimizar o planejamento, pois isso tornará as despesas mais fáceis de serem previstas, além de eliminar os excessos que pesam sobre o orçamento.
Contrate um gestor de viagens
É comum que o RH ou o setor financeiro fiquem sobrecarregados no momento de gerenciar os processos de viagens, mas se lembre de que essa não é uma especialidade desses departamentos, devendo, portanto, estarem focados somente na execução das suas próprias tarefas.
Exatamente para solucionar esse problema é que você deve contratar um gestor de viagens. Ele auxiliará em todas as análises mais aprofundadas do assunto, seja por meio da respectiva experiência, seja pela prática na área, podendo, dessa maneira, desenvolver soluções para otimizar a política de viagens, os processos e, até mesmo, reduzir custos.
No que consta às suas atribuições, podemos citar a negociação com os hotéis e as empresas de transporte, a realização de parcerias com restaurantes, o gerenciamento dos custos, o fornecimento de indicadores, a integração com feiras e eventos em busca de parcerias.
Faça parcerias
É possível desenvolver parcerias de diversas maneiras, como exemplo, buscar exclusividade de serviços por empresas que sejam sempre suas parceiras, seja em determinada localidade, seja em todo o território nacional, para, assim, obter preços abaixo da média.
Outra forma é fechar um acordo com outras empresas para unir os custos e conseguir barganhar ao negociar por melhores preços e condições de pagamento. Esse é um procedimento muito utilizado em eventos onde são realizadas entregas de prêmio ou feiras de negócios.
Utilize tecnologia
Utilizar tecnologia é essencial para facilitar qualquer processo de gestão. Por meio de um sistema de gerenciamento de viagens corporativas, é possível garantir que todo o percurso seja realizado dentro das políticas previamente estabelecidas, viabilizando um fluxo de aprovação automático, onde é possível alocar as despesas em centros de custos, além de acompanhar os gastos em tempo real.
Como se isso não fosse o suficiente, ainda existe a possibilidade de obter todo esse controle na palma da mão. A utilização de aplicativos permite que seus colaboradores enviem comprovantes de despesas diretamente pelo celular no formato de fotos, o que elimina o excesso de papel e a perda de tempo com o preenchimento de fichas.
É extremamente importante que a sua empresa invista nesse tipo de tecnologia para otimizar a gestão de viagens. Caso você ainda não saiba, nós oferecemos um excelente software para viagens corporativas, conhecido como Argo Travel. Com o aplicativo, você agiliza o tempo para solicitar esse tipo de serviço, controla os gastos dos seus funcionários durante a viagem, além de garantir que os acordos comerciais e as políticas da empresa sejam corretamente cumpridos.
Por meio da própria interface da ferramenta, é possível reservar os serviços necessários e registrar os valores correspondentes, notificar os responsáveis pela aprovação de tais encargos, que receberão todos os detalhes das reservas. Além disso, todas os dados inerentes ao processo de gestão de viagens ficarão alocados na nuvem, o que possibilita a geração de relatórios e viabiliza uma integração direta com a empresa.
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