A adoção de meios de pagamento, como o cartão de crédito corporativo, já faz parte da gestão de muitas empresas, porém sua conciliação ainda não acontece na velocidade que toda a cadeia gostaria. Diante disso, o tema foi amplamente debatido durante o Corporate Travel Fórum da HRS, edição 2017, realizado no Palácio Tangará, em São Paulo.
“Nos últimos seis meses, do volume de reservas de hotéis que foi gerado, on-line e off-line, a partir do nosso produto, 45% foi faturado. E a utilização dos VCNs, os cartões virtuais, dobram mês a mês na hotelaria. Hoje, nós temos os meios de pagamentos, mas é preciso vencer alguns entraves. Lógico, que podemos melhorar os produtos e as soluções de conciliação, mas o problema ainda é cultural. No processo de gestão de viagens e de toda a cadeia, incluindo a hotelaria, existe em alguns casos uma incompatibilidade com o fluxo de caixa das empresas e o prazo de faturamento. Ou seja, fica difícil para qualquer meio de pagamento atender os prazos dos clientes de sessenta a noventa dias para faturar, como acontece em alguns casos”, alerta Alexandre Arruda, CEO da Argo Solutions.
A Villares Metals tem um volume muito grande de viajantes que vão para o exterior. “Quando falamos de mercado doméstico, ou seja, das viagens realizadas no Brasil, o cartão corporativo foi a nossa opção e correspondeu à cultura da empresa. Temos também o modelo de faturamento, ainda utilizado em alguns casos. Mas, nas viagens internacionais, o assunto ganha outra dimensão. Primeiro, pelo volume envolvido, o maior valor das diárias e as necessidades que irão surgir pela distância do país de origem, de casa e da empresa. Nesses casos, as questões de satisfação e segurança do viajante sempre estão em primeiro lugar”, exemplifica Renata Starke, gestora de viagens da empresa.
Hoje, os meios de faturamento vigentes no Brasil são caros para os hotéis, pois envolvem processos lentos e com custos embutidos. Os hotéis demoram muito para emitir toda a documentação necessária para que as empresas possam efetuar os pagamentos. “Porém, de forma geral notamos que as empresas têm observado que a adoção do cartão de crédito corporativo como principal meio de pagamento facilita os processos”, destaca Jailson Alves, diretor de Controladoria da Atlantica Hotels International.
Antes de falar sobre os prazos, Gustavo Chaves, gestor de produtos para a área de Viagem & Representação do Bradesco Cartões, falou sobre os benefícios atrelados ao emprego do uso dos cartões corporativos, principalmente ao favorecer a redução de custos operacionais.
“Os seguros não geram custos adicionais para as empresas e trazem praticidade para os viajantes já que têm a cobertura vinculada ao uso dos cartões no pagamento das despesas. Nota-se também a diminuição do número de processos e a simplificação dos fluxos operacionais das empresas já que o cartão facilita a conferência e o controle dos gastos. Embora, os prazos de sessenta e noventa dias sejam inviáveis para os cartões, sua utilização garante uma melhora no fluxo de caixa, por permitir o pagamento posterior ao evento, com um prazo um pouco maior do que o oferecido, atualmente, pelas agências de viagens. Como temos menos companhias aéreas, a implementação do cartão nesse processo tornou-se mais fácil. O grande desafio das empresas ainda é a utilização do cartão para o pagamento de hotéis, em virtude da conciliação das despesas. Para buscar as informações gerenciais de cada viajante na parte terrestre ainda é bastante complexo”, fala Gustavo.
Quando o assunto envolve a otimização da conciliação das faturas de viagens tudo é ainda muito complexo dentro das corporações.
Durante o debate, os participantes mencionaram alguns entraves que precisam ser vencidos, como a distância entre o gestor financeiro e o gestor de viagens corporativas; a necessidade da desburocratização brasileira em relação aos pagamentos e da centralização dos processos internos de viagens dentro das próprias empresas; a demora do viajante em prestar contas; e o prazo altíssimo para o pagamento das faturas.
Escrito por: Maria Claudia Aravecchia Klein
