Um dos instrumentos utilizados para realizar a gestão financeira adequadamente é a alçada de aprovação. Investir nessa gestão é crucial para que os gestores melhorem o controle de suas contas, fazendo com que eles consigam evitar gastos excessivos, indevidos ou maiores que o necessário, assegurar lucros e manter o equilíbrio das contas.
Esse assunto está diretamente ligado à política de despesas e reembolsos do negócio, sendo um diferencial para torná-la mais eficiente e otimizada. Continue lendo este material para conhecer mais sobre o assunto!
O que é alçada de aprovação?
O termo alçada significa limite, podendo se referir ao que pode ou não ser feito pelos colaboradores. Por isso, a alçada de aprovação é a regulação dos gastos corporativos, garantindo que uma despesa seja validada conforme a despesa política interna do negócio.
Imagine que a empresa invista em viagens corporativas para participar de eventos, ampliar seu networking e conquistar novos clientes. Entretanto, os colaboradores que viajaram ao destino precisam fazer gastos extras e solicitam à empresa. A alçada de aprovação serve para garantir que tais despesas estejam dentro dos limites do negócio.
Saiba que essa ferramenta também direciona melhor a tomada de decisões da empresa, evitando que um líder controle os gastos que não estão ligados ao seu setor. Por exemplo, um gestor de compras não deve aprovar ou limitar o orçamento do setor de Tecnologia da Informação (TI), já que não se trata de sua área.
Qual é a sua importância nos processos financeiros da empresa?
Uma política de controle de alçadas bem-elaborada traz diferenciais que aprimoram os processos internos da administração e do setor financeiro. Entenda quais são as principais vantagens desse instrumento a seguir.
Regula os gastos corporativos
A alçada de aprovação serve como um norte para que os colaboradores não estourem o orçamento previsto. Quando os gestores não têm controle sobre o limite dos gastos, é possível que os profissionais arquem com despesas que gerem prejuízos financeiros para a empresa.
Mesmo que os gastos sejam irrisórios à primeira vista, sua recorrência pode impactar as finanças no final do mês ou ano fiscal (período entre elaboração das demonstrações contábeis).
Valida a despesa conforme a política interna
Desde que o processo de controle de gastos seja automatizado — o que é possível com um sistema de gestão especializado —, pedidos de despesas que estiverem fora da política interna serão bloqueados até que o líder responsável verifique a demanda e decida pela sua liberação ou não.
Essa alçada também é um modo mais seguro de acompanhar o desempenho de cada profissional durante suas viagens, permitindo que os líderes saibam mais precisamente quais são colaboradores que vão além do limite com mais frequência.
Prevenção de fraudes
Como uma boa alçada de aprovação impede a realização de gastos fora da política interna da empresa, trata-se de uma maneira eficiente para identificação de fraudes corporativas. Na hipótese que um colaborador superfature em uma compra, os gestores saberão imediatamente.
Além do maior domínio sobre liberação de despesas, também conseguirá mais informações sobre as negociações, identificará a irregularidade e tomará as devidas providências.
Objetividade aos colaboradores
Uma alçada de aprovação bem-elaborada também traz benefícios para os funcionários, pois eles terão menos dúvidas sobre o processo de aprovação, saberão a quem se dirigir caso tenham algum questionamento e terão mais praticidade quando fizerem reembolsos.
Otimização dos processos
Quando esse processo é bem otimizado e simplificado, é reduzida a necessidade de ter muitos funcionários para conferir os dados para reembolso. Além disso, a aprovação de despesas e pedidos de reembolsos serão mais rápidos.
Outra vantagem para a rotina do negócio é o fato de que erros são minimizados. É possível que um colaborador faça pedidos de despesas por erro, bem como que gestores aprovem o gasto erroneamente. Mas a automação do processo e o maior controle fornecido por um software especializado diminuem a ocorrência de tais falhas.
Como criar uma alçada de aprovação eficiente?
Há passos específicos que precisam ser seguidos para criar uma alçada de aprovação simples, eficiente, que garanta as vantagens listadas e atenda às necessidades do negócio. Confira o passo a passo a seguir.
Monte um fluxo de processos
Elabore um fluxograma que servirá de base para criação de um workflow (fluxo) de aprovação de despesas. Ele pode ser feito na forma de texto ou infográfico, o importante é que ele seja fácil de entender e adequado à rotina corporativa. Veja um exemplo de etapas como montá-lo:
- surge uma demanda externa, como reunião com cliente ou participação em eventos;
- é feita a solicitação de viagem;
- realizada a viagem;
- o colaborador retorna ao negócio;
- há entrega do relatório de despesa;
- a alçada é aprovada;
- o reembolso é efetuado.
Construa um workflow
Com o fluxograma pronto, está na hora de montar o workflow no campo prático. É necessário que cada atividade seja desempenhada pela pessoa correta e no momento certo, caso contrário pode ocorrer retrabalho ou falta da execução de uma operação, pois uma pessoa pode acreditar que certa tarefa seja de responsabilidade de outrem, por exemplo.
As atividades devem ser desempenhadas na sequência prevista no fluxograma para evitar ocorrência de erros. Para isso, é importante que o máximo de operações seja automatizado por um sistema de gestão de despesas.
Considere o tamanho da equipe
Também é importante considerar o número de colaboradores para o controle financeiro. Caso haja poucos funcionários para o setor, por exemplo, eles poderão ser sobrecarregados de trabalho e terem a employee experience prejudicada.
A tecnologia atua a favor da empresa nesse caso ao minimizar a quantidade necessária de funcionários para realização da gestão financeira, pois várias operações burocráticas serão automatizadas. Com a implantação da tecnologia, os colaboradores poderão se dedicar às atividades mais estratégicas e relevantes no setor, como a elaboração de planejamentos e orçamentos, análises dos relatórios, entre outras.
Não se esqueça do compliance
Compliance consiste em se manter regular perante a legislação, a política interna e de parceiros, bem como atuar com ética e moral. Esse aspecto deve ser seguido em qualquer setor do negócio e em todos os momentos, incluindo nas alçadas de aprovação.
Conte com a tecnologia certa
As soluções Argo permitem que você configure um workflow para aprovação de despesas, possibilitando realização das etapas listadas mais fácil, simples e intuitiva. Ainda há vários outros recursos que aperfeiçoam o setor financeiro de diferentes formas, como geração de relatórios, controle de solicitação, rateio de despesas, prestação de despesas do cartão corporativo e mais.
Empresas que dão a devida importância à alçada de aprovação conseguem prevenir ocorrência de fraudes, chances de ocorrerem perdas financeiras, otimizar seus processos e mais. Entretanto, tudo isso é conquistado graças à utilização de um sistema que automatize as operações, amplie o controle do gestor e mais.
Quer fazer uma boa alçada de aprovação no seu negócio? Entre já em contato conosco da Argo e saiba como nossas soluções serão úteis!
