Viagens corporativas são uma importante estratégia empresarial. Afinal, o deslocamento de colaboradores pode ser extremamente benéfico para que eles se capacitem, realizem benchmarking, conheçam novas possibilidades de atuação e conquistem mercados e clientes pelo país e mundo. Porém, para que essa estratégia funcione, é essencial que você planeje cada um dos processos de forma adequada e com precisão, e isso inclui o pagamento dos custos da viagem. E uma das formas de arcar com esses gastos é por meio do adiantamento de viagens.
Esse processo se refere ao pagamento adiantado de uma determinada quantia que deve ser gasta pelo colaborador em trânsito. Dessa forma, ao invés de realizar o reembolso das despesas após a viagem, a empresa adianta o valor que será gasto, geralmente em dinheiro.
Quer saber como funciona esse processo, qual a sua importância e como colocá-lo em prática? Então continue a leitura e saiba mais sobre o adiantamento de viagens!
Como funciona o adiantamento de viagens?
De forma resumida, adiantar viagens consiste em pagar antecipadamente o valor dos gastos que o funcionário terá durante a viagem. Isso inclui custos com hospedagem, alimentação, transporte e outros que podem ser necessários.
Para que isso aconteça, o ideal é que a empresa crie um orçamento bem detalhado sobre os gastos, prevendo o quanto o colaborador utilizará ao longo da viagem. A empresa pode já orçar o deslocamento até o local, seja por meio de avião, seja por meio de transporte rodoviário. Ela também pode já realizar as reservas da hospedagem, sabendo exatamente quanto será gasto.
Ainda, é possível realizar o orçamento de cada uma das refeições, usando como referência a média do local no qual ele vai se alimentar. Vale destacar que é necessário reservar um valor para emergências ou gastos adicionais com imprevistos, uma vez que isso pode acontecer durante a viagem.
A partir disso, você calcula o quanto a empresa vai adiantar ao colaborador. Esse adiantamento pode vir por meio de dinheiro físico, que é entregue ao funcionário. Porém, também é possível realizar esse processo por outros meios que podem, inclusive, ser mais seguros, como é o caso do cartão corporativo ou da transferência diretamente para a conta do trabalhador.
Muitas vezes, após o retorno do trabalhador, é necessário contar com uma prestação de contas. Ele precisa comprovar o valor gasto em cada uma das categorias de despesas estabelecidas anteriormente. Isso é feito, na maioria dos casos, com comprovantes ou notas fiscais. Porém, já existem softwares e sistemas tecnológicos capazes de automatizar essa atividade. Caso não tenha gastado todo o orçamento destinado à viagem, o colaborador deve devolver o excedente à empresa.
Qual a importância do adiantamento de viagens?
Usar o adiantamento de viagens traz algumas vantagens para o planejamento das viagens corporativas no seu negócio. Afinal, ele exige que você efetivamente crie um orçamento próximo da realidade, entendendo qual o valor exato que será despendido para que o deslocamento se concretize.
Dessa forma, você evita uma série de fraudes para a empresa, melhorando a segurança das operações do negócio, e, além disso, garante maior controle dos gastos durante a viagem. Afinal, o colaborador já tem todo o montante que pode ser gasto, evitando passar do orçamento ou realizar extravagâncias.
Porém, o adiantamento de viagens não é benéfico só para a empresa, trazendo vantagens também para os trabalhadores. Afinal, eles se sentem mais seguros, por poderem viajar com uma quantia já separada para os gastos, sem ter que arcar com esses custos com o próprio dinheiro. Isso melhora a experiência do colaborador, o que potencializa a satisfação dele com a empresa de forma geral.
Ainda vale destacar que esse processo garante economia de gastos para a empresa e maior controle orçamentário. Quando alinhado ao uso de bons softwares para controle de gastos e prestação de contas, ainda é possível dar agilidade à rotina corporativa, uma vez que não é preciso realizar todo o processo de reembolso e organização financeira posteriormente à viagem.
Como fazer o adiantamento de viagens corretamente?
Agora que você já sabe o que é o processo e quais são os seus benefícios, é hora de entender como colocar isso em prática na sua empresa. Veja, a seguir, algumas dicas fundamentais para assegurar que o adiantamento de viagens seja benéfico para a empresa.
Estabeleça uma política de adiantamento
Para que a estratégia funcione e para que todos tenham consciência de como ela deve ser utilizada, é essencial contar com uma política de adiantamento. Com isso, você evita confusões, padroniza o processo e o deixa claro para todos. É importante que o documento contenha:
- descrição dos custos que serão cobertos;
- forma de pagamento dos montantes;
- prazo para realização do adiantamento;
- valor para cada um dos custos;
- forma de prestação de contas;
- possibilidade de o colaborador solicitar o adiantamento.
Lembre-se de que é importante que todos que realizam viagens não tenham dúvidas sobre como funciona a política de adiantamento. Portanto, além de criar um documento especificando a política, aproveite para realizar uma reunião de apresentação desse processo. Explique todos os pontos e tire as dúvidas que surgirem.
Planeje os gastos
O valor pago ao colaborador deve suprir todas as suas necessidades básicas. Para evitar o desequilíbrio das finanças, é importante planejar a viagem com antecedência. Também é recomendável fazer as compras ou reservas antecipadamente, já que as hospedagens e passagens encarecem quando as datas são próximas.
Consulte os preços da região de forma a realizar os orçamentos. Verificar o que foi gasto em viagens anteriores também pode ajudar nesse aspecto. Caso seja uma viagem internacional, verifique a cotação da moeda no dia do adiantamento e na data do deslocamento. Isso evita que o colaborador receba menos que o necessário para arcar com as despesas.
Ainda, é possível que surjam gastos emergenciais ou inesperados, como a necessidade de passar mais um dia no local de destino. Nessa hipótese, a empresa tem duas opções: transferir o valor ao colaborador ou reembolsá-lo posteriormente. Verifique qual a melhor para a sua empresa e inclua isso na política.
Peça a comprovação dos gastos
Mesmo que o valor seja antecipado, também é necessário que o funcionário comprove seus gastos por notas fiscais ou recibos. Assim, é possível verificar que os valores disponibilizados não tiveram destinação pessoal e calcular o saldo restante.
Caso ele não tenha gastado todo o dinheiro destinado para a viagem, estabeleça que o montante deve ser devolvido. Também é importante aproveitar a prestação de contas para revisar o orçamento e identificar se ele foi adequado à realidade.
Considere a quantidade de dias
O cálculo do adiantamento deve basear-se na quantidade de dias que serão despendidos no destino. Por exemplo, no que diz respeito à alimentação, é interessante considerar três refeições diárias. Também vale a pena pesquisar e indicar restaurantes com melhor custo-benefício e próximos ao hotel, para economizar com transporte.
Conte com tecnologias especializadas
Use ferramentas que centralizam e automatizam a gestão das viagens corporativas e a de despesas. Tais programas evitam ocorrência de erros e fraudes, melhoram a comunicação interna e agilizam toda a rotina corporativa.
Nesse sentido, as soluções da Argo foram desenvolvidas especialmente para garantir esses benefícios. São elas: Argo Travel e Argo Expense — tecnologias robustas que trazem todos os recursos necessários para maximizar o controle do gestor e automatizar tarefas relacionadas às viagens corporativas.
Com este artigo, você aprendeu mais sobre o adiantamento de viagens corporativas e como isso pode trazer benefícios para a sua empresa. Também descobriu quais são os principais passos para colocar isso em prática e como a tecnologia pode ser sua grande aliada no processo, com destaque para as soluções da Argo.
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