Viagens corporativas são investimentos que devem ser levados a sério para que você consiga abrir o leque de oportunidades da sua empresa. Nesse sentido, a gestão de fornecedores é extremamente necessária para garantir que tudo saia conforme o previsto. Você precisa ter uma forte política de viagens e reembolso, no sentido de que isso reforça o compromisso da organização para com os funcionários, fornecedores e clientes.
Esteja preparado e conheça as principais dicas para otimizar a gestão de fornecedores nas viagens corporativas do negócio. Não perca tempo e confira agora o conteúdo completo!
Importância da otimização da gestão de fornecedores em viagens corporativas
As viagens corporativas podem ser consideradas um dos maiores recursos estratégicos para gerar oportunidades de expandir as suas relações comerciais, estabelecer contato com clientes, ou mesmo fornecedores de fora. Nesse contexto, para que tudo ocorra como o planejado, aconselhamos que você realize uma boa gestão de viagens e otimize os recursos.
Por mais que uma viagem corporativa traga benefícios à sua empresa, é imprescindível que ela seja devidamente planejada e organizada, levando-se em conta deslocamentos, passagens, hotéis e alimentação, por exemplo. Assim, montar um roteiro é essencial para reduzir custos, melhorar a produtividade dos funcionários e escolher com calma o trajeto.
Todas essas propostas de vantagens são possíveis de serem realizadas por meio do auxílio de agências voltadas para viagens corporativas. O preço entre elas pode variar, mas vale muito a pena contratar profissionais para esse fim. Tudo o que está relacionado à gerência requer controle e mensuração, o que pode acabar sobrecarregando a sua equipe com tarefas além daquelas a que está acostumada. Esse é o principal motivo pelo qual você deve terceirizar a gestão de viagens corporativas da sua empresa.
Outras maneiras de otimizar processos em viagens corporativas são investir em ferramentas capazes de automatizar processos e divulgar a política de reembolso. Lembre-se de que essa gestão precisa estar acompanhada de um bom planejamento e de organização, sempre buscando a otimização de recursos e reduções de custos, para que orçamento final não comprometa a saúde financeira do negócio.
Oferecer uma experiência agradável aos colaboradores também é dever de uma boa gestão de viagens corporativas. Garanta que não falte nada a eles, mas sem bancar luxos. Para tanto, a sua política de viagens e reembolso deve ficar clara a todos eles, necessitando que você a divulgue e esclareça todos os seus detalhes. Isso evitará fraudes ou enganos durante o processo de reembolso.
5 dicas para otimizar a gestão de fornecedores em viagens corporativas
Agora que você sabe a importância de uma boa gestão de fornecedores, prepare-se para aprender nossas melhores dicas sobre a otimização desse processo na sua empresa. Não perca tempo e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto!
1. Considere a qualidade do atendimento
A melhor atitude para assegurar a comunicação em tempo integral e o bom desempenho de grande parte dos serviços prestados em viagens corporativas é contratar uma empresa especializada no ramo. Nessa hora, a qualidade do atendimento é o cartão de entrada de qualquer instituição destinada a cuidar desse tipo de despesa.
O principal objetivo dessas agências de viagens é enviar os seus colaboradores aos vários destinos previstos com os maiores conforto e qualidade possíveis, sem que se perca de vista os objetivos de negócio e a política de viagens da empresa contratante.
Caso você contrate um fornecedor para cuidar de algum assunto relacionado às viagens dos colaboradores, será necessário contar com ele em diversas situações de controle e gerenciamento. Assim, se a qualidade do atendimento for ruim, a sua gestão vai cair de rendimento também.
2. Avalie as certificações de cada fornecedor
Sempre que você buscar por fornecedores de qualidade, é importante verificar as suas respectivas certificações. No entanto, muitas empresas se esquecem desse quesito quando o assunto é agência de viagens. É necessário saber que, nesse mercado, ele é tão especial quanto em outros. Assim, busque por uma agência que apresente boas certificações, como a ISO 9001, relativa aos bons sistemas de gestão, a ISO 14001, com destaque para parâmetros ambientais, e a ISO 31000, que apresenta como foco a gerenciamento de riscos.
Outro fator que pode ajudar durante o processo de escolha de agência de viagens são os prêmios que ela recebeu. Algumas instituições selecionam, todos os anos, as melhores agências de viagens corporativas. Essas eleições são decididas por diversos especialistas em turismo, inclusive fornecedores que atuam nas mais variadas áreas.
3. Escolha a melhor forma de pagamento
Um dos fatores que mais pesam no orçamento de uma viagem corporativa é a forma de pagamento escolhida. Por esse motivo, é necessário que a agência de viagens ofereça certa flexibilidade em relação às condições e opções de pagamento. É fundamental que ela se enquadre à realidade de cada empresa que venha a procurar por ela.
Assim, tenha a certeza de que um por fornecedor estará disposto a fazer o possível para fechar negócio. Busque informar-se sobre condições de pagamento, sobre as agências e não deixe de comunicar as suas próprias demandas.
4. Pondere a assistência fornecida
A assistência prestada pelas agências às empresas e aos viajantes é um ponto crucial no momento da viagem. Isso deve ser tratado como um suporte-padrão capaz de transmitir orientações e tirar dúvidas durante a estadia. Existem até aquelas agências que dão apoio a emergências, como no caso de acidentes e doenças. Boas agências de viagem sempre apresentam sérias políticas para cuidar dos seus clientes, garantindo uma estadia tranquila e focada no que de fato importa: as relações comerciais.
5. Opte por fornecedores que utilizam tecnologia
Tecnologia não é mais artigo de luxo, mas se trata de uma grande necessidade, principalmente no caso das viagens corporativas. As melhores agências de viagens utilizam tecnologia nas suas rotinas, com a implementação de ferramentas modernas que agilizam toda a logística e prestação de serviço. É certo que nem sempre esses aplicativos ficam expostos aos clientes. No entanto, você deve informar-se sobre como a empresa que vai prestar esse serviço funciona e como conduz a própria administração.
Nossas dicas para uma boa gestão de fornecedores são essenciais para garantir boas experiências a eles, além de deixar o seu negócio mais sustentável. Não se esqueça de que elas pretendem otimizar recursos e diminuir custos, além de fornecer conforto e segurança aos colaboradores.
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