As viagens corporativas são de extrema importância para qualquer empreendimento, pois expandem as fronteiras do negócio, agregando conhecimento profissional e novos contatos, aspectos essenciais para quem busca o sucesso.
No entanto, o planejamento é fundamental para garantir que tudo seja perfeito e evitar imprevistos desagradáveis que podem comprometer toda a experiência, além da possibilidade de pagar mais barato em tudo que é necessário.
O orçamento de viagem é parte crucial no processo e deve ter toda a atenção. Pensando nisso, confira, neste post, tudo sobre o assunto, além de 4 dicas preciosas para aplicar no seu negócio e, assim, acertar na hora de planejar a viagem!
O orçamento de viagem é imprescindível para seu negócio
As viagens corporativas podem ser consideradas parte de uma gestão estratégica empresarial que busca excelência e manter a marca visível, sempre presente no mercado.
É uma prática que, além de levar o nome da empresa e seus serviços ou produtos para possíveis novos clientes, proporciona um conhecimento mais amplo para o profissional, que pode aperfeiçoar-se tanto nos processos internos quanto na gestão e nos resultados — justamente por conhecer outros exemplos e técnicas de sucesso.
Além disso, o mercado é conectado, e todos os segmentos têm alguma influência e compartilham métodos em busca da excelência. Esses fatores fazem da viagem um investimento, e ela deve ser vista por essa ótica, não como um custo adicional ou supérfluo.
4 dicas imperdíveis para um orçamento de viagem eficaz
O planejamento é importante em todas as etapas de uma viagem, e no mundo empresarial não é diferente.
O orçamento é indispensável e requisito em todos os aspectos da viagem, para mensurar o valor exato, garantir o melhor preço e que não falte nada. Para isso, deve ser feito da maneira adequada. Veja 4 dicas que vão ajudar!
1. Identifique as principais necessidades
O primeiro passo é levantar as necessidades da empresa com as viagens corporativas e definir um objetivo claro para buscar os melhores meios para alcançá-lo. É uma forma de orientar o profissional que vai viajar a saber exatamente a que dar mais atenção, tornando a experiência mais produtiva.
2. Considere imprevistos
Qualquer viagem é passível de imprevistos, e eles podem comprometer todo o processo. Por exemplo, se a pessoa se atrasa para um compromisso devido a um ocorrido, certamente perderá algo importante.
Para evitar isso, sempre conte com um tempo a mais para reservas e deslocamento, considerando todo tipo de possível interferência.
3. Conte com uma política bem-definida
Para que tudo saia bem, defina procedimentos e diretrizes em uma política de viagens com base em perfil, objetivos e necessidades da empresa. Garanta que ela seja bem divulgada e documentada, principalmente para os funcionários que viajam com maior frequência.
4. Utilize a tecnologia como aliada
Atualmente, a tecnologia é uma grande aliada nas atividades corporativas e, também, no planejamento da viagem. Ela oferece softwares de gestão que otimizam o tempo e facilitam desde as reservas ao deslocamento da pessoa no destino final.
Além disso, um sistema específico contribui bastante para um gerenciamento perfeito, auxiliando a comunicação e gestão de todo o processo — considere como um apoio essencial para atingir seus objetivos.
5. Defina as características da viagem
Definir as características da viagem é essencial para planejar o seu respectivo orçamento, pois existem diferenças para viagens de visita a clientes e viagens ao exterior, por exemplo. Em um caso, você apenas almoçaria com a pessoa, enquanto que, no outro, seria necessário contratar serviços especializados de transporte e hotelaria.
É dever do gestor realizar uma análise dos principais gastos relacionados à viagem para adequar o orçamento à realidade da empresa. Despesas com hotelaria, transporte, refeições e passagens são as principais e podem variar de acordo com o seu objetivo.
6. Pesquise preços
Pesquisar preços faz parte de qualquer orçamento, principalmente para as viagens corporativas, pois você será capaz de diminuir bastante os custos. Esse será um trabalho bruto para o gestor, que deverá utilizar ferramentas de consulta para comparar os preços, encontrar horários em que o voo é mais barato, além de hotéis localizados nos arredores dos principais compromissos do viajante. A dica é antecipar essa pesquisa pelos preços, pois os voo e as reservas de hotéis costumam variar bastante com o local e o período do ano.
7. Elabore um cronograma
Elaborar um cronograma previamente ajudará você a prever o roteiro e as despesas ao longo da viagem. Estar atento aos horários dos voos e check-ins nas reservas de hotéis ajudará você a evitar gastos adicionais por conta de atrasos. É certo que, quanto mais planejada for a sua viagem, maior será o controle financeiro sobre o orçamento.
8. Controle o reembolso
Controlar adequadamente o reembolso de despesas de viagens corporativas é uma dica vital para evitar fraudes e manter a saúde financeira da empresa em dia. Diversas falhas podem acontecer com o processo de reembolso, devido a uma má gestão dos procedimentos, como a perda de comprovantes e recibos. Nesse caso, o ideal é que você invista em um aplicativo de gestão para despesas reembolsáveis, que será capaz de digitalizar as notas fiscais e gerar relatórios automatizados.
Assim, o seu controle sobre a aprovação das despesas reembolsáveis, entre outros gastos, pode ser realizado por meio de um smartphone e de maneira totalmente on-line. Essa é a melhor forma de garantir um processo de reembolso eficaz.
9. Preveja gastos extras
Estar preparado para imprevistos significa prever os gastos extras que poderão acontecer durante a sua estadia ou a dos seus colaboradores. Certos incidentes podem ser cobertos por meio de seguros, como bagagens perdidas ou problemas médicos. Porém, também existem aqueles que se relacionam com o objetivo da viagem, como ter que ficar mais algum tempo fora para fechar um acordo. Portanto, esteja sempre alerta e preveja os gastos com atenção.
Como você pôde perceber, essas dicas são indispensáveis para um bom planejamento de viagem e para elaborar um orçamento realista e abrangente. São passos fundamentais para ter processos mais organizados, econômicos e transparentes.
Adotar, em sua rotina, o processo de orçamento de viagem, com certeza, trará ótimas experiências, uma influência positiva e excelentes resultados, tanto para a empresa quanto para o profissional.
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