As horas extras em viagens corporativas é um assunto que merece atenção especial, pois influenciam diretamente no planejamento financeiro da empresa. Sendo assim, é imprescindível que a gestão seja precisa e planejada, para garantir bons resultados.
Nesse sentido, o controle das horas extras contribui para organizar melhor a rotina dos colaboradores e evitar o aumento dos custos nas viagens — sobretudo, proporciona atividades bem programadas, que ajudam a atingir os objetivos com um bom desempenho e bem-estar.
Para que você fique por dentro desse tema, preparamos este artigo contendo as principais informações sobre o assunto. Quer saber? Continue lendo e veja informações relevantes e dicas para reduzir os custos com as horas extras em viagens!
Boa leitura!
Qual a importância de gerenciar as horas nas viagens corporativas?
As viagens corporativas são bastantes recorrentes entre vários ramos de empreendimento. Isso porque, em um mundo cada vez mais globalizado e interconectado, essa atividade permite que as empresas estendam suas fronteiras e aumentem sua influência no mercado.
Nesse processo, os colaboradores conseguem levar seus trabalhos a vários ambientes e garantir bons resultados para sua instituição. No entanto, entre tantos afazeres e tarefas, é comum haver a necessidade de realizar horas extras, o que, por consequência, aumenta o custo das viagens.
Por conta disso, um grande desafio dos gestores é assegurar que as viagens corporativas sejam eficientes e produtivas, apresentando um investimento mínimo. Mas saiba que é possível alcançar uma redução considerável com horas extras em viagem por meio de planejamentos e estratégias específicas para esse procedimento.
Dessa forma, ao definir as estratégias a viagem vai acontecer de acordo com o programado e assim, evitar horas extras. Portanto, é um aspecto muito importante para otimizar os custos sem comprometer a eficiência e os objetivos da empresa.
O que a legislação tem a dizer sobre as horas extras nas viagens?
Quanto aos profissionais com regime CLT, é mais simples classificar as tarefas realizadas em uma viagem corporativa como sendo serviço remoto. Nesse caso, a legislação define que todas as atividades e os deslocamentos sejam feitos com base nas horas determinadas no contrato de trabalho.
Dessa forma, se tudo seguir esses parâmetros, obviamente não haverá necessidade de pagamento de horas extras aos colaboradores. O que acaba saindo com um custo maior do que o programado para a viagem corporativa.
Entretanto, se por algum acaso as programações, como eventos, palestras, reuniões e workshops, passarem do horário preestabelecido, a empresa deve compensar o funcionário por isso, sendo possível por meio de pagamento financeiro ou banco de horas.
Vale ressaltar que a legislação também define o deslocamento como horário de trabalho. Dessa maneira, caso o colaborador demande um tempo além do seu período de trabalho, esse valor deve ser registrado e contabilizado como hora extra.
Outro ponto que deve ser mencionado é que as leis trabalhistas não estabelecem fundamentos claros sobre o direito de pagamento por hora extra em viagens a serviço. De forma geral, as organizações pegam como base em dois fatores: quando o funcionário tem registro de horas e quando não tem.
Quais são os direitos que o empregado tem?
O empregado dispõe de vários direitos que visam a protegê-lo e assegurar que o serviço seja feito de forma eficiente e com segurança. Um dos principais que podemos citar é o direito ao reembolso ou à diária, que devem ser garantidos pela empresa.
A esse respeito, qualquer despesa proveniente de viagens a trabalho deve ser reembolsada pela empresa após a realização da viagem. Sendo que essa despesa pode ou não ser comprovada, dependendo dos critérios do contrato de trabalho.
Entre os gastos reembolsáveis, podemos citar os seguintes:
- despesas com passagens aéreas;
- despesas com demais meios de transporte;
- gastos com alimentação;
- diárias em hotéis;
- taxas de entradas em eventos corporativos;
- depreciação do veículo do funcionário etc.
Todas essas contas devem ser constatadas na folha de pagamento e contempladas na política de viagens da empresa. Além do mais, vale mencionar que não serão cobrados encargos trabalhistas caso o valor pago não passe dos 50% do salário.
Qual é a diferença entre os colaboradores que têm e os que não têm registro nas empresas?
Para os colaboradores que dispõem de acordo e controle do tempo de trabalho, há a obrigatoriedade em termos do pagamento das horas extras. Dessa forma, se você realiza uma viagem a trabalho em um período fora do seu expediente, terá de receber pelas horas extraordinárias.
Já quanto aos funcionários que não têm o controle da carga horária, não há o recebimento de horas extras, pois não é possível comprovar as horas trabalhadas. No entanto, nesse caso é importante ter todo o processo documentado e dentro das leis.
Como reduzir custos com as horas extras?
A redução das horas extras é um ponto crucial para a gestão de uma empresa e contribui para manter o controle do orçamento. Sendo assim, com algumas estratégias específicas, é possível reduzir os custos com horas extras em viagens corporativas.
Confira algumas dicas essenciais!
Adote o banco de horas
A princípio, podemos ressaltar que estabelecer um banco de horas é uma dos principais processos imprescindíveis dentro das viagens corporativas. Isso porque esse procedimento é essencial quando o assunto é reduzir as horas extras em viagens a trabalho.
Essa estratégia pode ser definida por meio de um acordo entre a empresa e o colaborador, sem que haja a necessidade de participação do sindicato. Desse modo, a validação das horas a mais trabalhadas deve ocorrer em um tempo limite de seis meses.
Tenha um planejamento eficiente
Outro dica importante é estabelecer um planejamento eficiente ao fazer uma viagem corporativa, considerando todos os horários e compromissos. Pois assim, é possível prevenir imprevistos com transporte e horários que passam da jornada prevista no contrato com o funcionário.
Tendo um plano e uma estratégia de modo a se pensar em todos os procedimentos com antecedência. Desse modo, certamente as possibilidades de gastos a mais com as viagens são minimizadas, além de ter maior previsibilidade do processo.
Além disso, você consegue, por exemplo, encontrar datas e horários que seus profissionais poderão realizar o trabalho de forma mais produtiva e cumprir a jornada preestabelecida no contrato, eliminando possibilidades de realização das horas extras.
Implante um regime de compensação
O regime de compensação também pode ser posto em prática com o mesmo intuito do banco de horas. Nele a carga horária excedente no dia pode ser compensada no decorrer do mês, mas esse horário de trabalho não pode passar de 220 horas mensais.
Essa forma de controle já era utilizada antes da Reforma Trabalhista. A única diferença é que a compensação deveria ser feita na semana em que o trabalho extra tinha ocorrido. Já nos dias atuais, esse processo pode ser feito durante todo o mês.
Utilize um software de gestão de viagem
Por fim, a utilização de um bom software de gestão de viagem pode ser uma boa alternativa para reduzir as horas extras com viagens corporativas. No mercado, há várias ferramentas que cumprem diversas funções, tendo o objetivo de facilitar a organização e o planejamento dessas atividades.
Assim, é possível facilitar procedimentos, como reserva de hotel e acompanhamento das tarefas de seu colaborador durante o trajeto. Portanto, essas foram as principais informações sobre como reduzir as horas extras em viagem.
Percebe-se que, ao implantar algumas estratégias de gestão, é possível obter ganhos de produtividade, além de minimizar os gastos com os deslocamentos de atividade empresariais.
Como fazer a prestação de contas em viagens corporativas?
A prestação de contas em viagens corporativas é um importante aspecto da política de viagens e deve estar clara aos funcionários. Trata-se de um processo que precisa acontecer com transparência, para evitar transtornos para a empresa e funcionários.
Veja a seguir, algumas dicas relevantes para esse serviço!
Elabore uma política de viagens
O primeiro passo é ter uma política de viagens atualizada e abrangente, ou seja, que considere todos os direitos e deveres das partes. Sendo assim, a política precisa ser entendida por todos os profissionais, para eliminar dúvidas e alinhar os procedimentos.
Invista em convênios
Se a empresa precisa enviar funcionários com maior frequência para uma mesma região, uma ótima ideia é realizar convênios para hospedagem e deslocamento. Além de reduzir custos, facilita muito a prestação de contas e controle financeiro da viagem.
Encontre formas de disseminar boas práticas
A gestão de viagens é uma atividade que depende de procedimentos bem definidos e comprometimento das equipes, por isso, é importante disseminar boas práticas. Uma ótima estratégia para atingir esse objetivo é criar programas de incentivo e treinamentos para os funcionários.
Conte com um auxílio especializado
Apesar de parecer uma tarefa simples, programar viagens corporativas exige atenção redobrada para evitar custos excessivos e transtornos. Por esse motivo, é essencial contar com apoio especializado na gestão de viagens, pois auxilia a controlar e melhorar os processos — tanto para a empresa, quanto para os profissionais.
Como pode notar, controlar as horas extras em viagens é muito importante para atender o orçamento e alcançar todos os objetivos da viagem. Portanto, não deixe de seguir nossas dicas para reduzir os custos sem comprometer a qualidade e desempenho dos profissionais.
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