Os relatórios gerenciais apresentam uma função muito importante dentro de uma empresa. Isso porque eles contribuem para que os gestores consigam ter uma visão geral das despesas e necessidades referentes a uma determinada atividade. Além disso, ajudam na diminuição de custos sem que haja prejuízo aos objetivos comerciais da corporação. Nesse sentido, em se tratando de gestão de viagens corporativas, por exemplo, é fundamental realizar um relatório gerencial, pois esse processo envolve vários custos, que exigem um prévio planejamento.
Por ser uma ferramenta de gestão que serve para definir os rumos estratégicos de uma empresa, ela influencia diretamente na tomada de decisão, visto que os líderes conseguem ter uma noção melhor sobre todos os temas que envolvem o processo, permitindo maior eficiência na administração das tarefas. Devido à sua relevância na tomada de decisão, o relatório não pode ser feito de forma leviana e descuidada. É preciso dedicar tempo e atenção à produção do conteúdo.
A esse respeito, para te ajudar a entender melhor sobre o assunto, preparamos este artigo contendo as principais informações de como elaborar um bom relatório gerencial e ser mais produtivo em suas ações. Continue a leitura e fique por dentro de tudo!
Como elaborar um bom relatório gerencial?
A princípio, é válido destacar que o relatório gerencial é um documento de extrema importância para vários tipos de atividades dentro da empresa, como para processos do setor financeiro, de satisfação do cliente, de produção e crescimento do negócio, de controle de processos etc. Por conta disso, os gestores devem buscar eliminar todas as possibilidades de erros na elaboração desse documento, pois com um relatório defeituoso a empresa pode estar sujeita a sérios prejuízos em sua trajetória.
A respeito disso, um dos primeiros procedimentos para criar um documento como este é elaborar uma metodologia que tenha a função de simplificar todo o processo de criação. Isso significa que você deve ter como ponto chave o objetivo que se pretende alcançar por meio dessa ferramenta, além das principais informações necessárias para realizar seu preenchimento. Dessa forma, ao realizar essa tarefa pondo em prática a metodologia escolhida todos os meses, será bem mais fácil gerenciar os resultados, pois o procedimento de criação do relatório seguirá um padrão.
Assim, você poderá comparar um mês e outro, estudando as diferenças entre um documento atual e o anterior. Em suma, o trabalho de elaboração do relatório deve ser baseado em alguns pontos específicos para que seja construído com o máximo de qualidade e eficiência possível. Para você compreender melhor, veja agora alguns passos que devem ser seguidos no momento da criação!
Estude o objetivo do material
Em primeiro lugar, você deve estudar quais são os principais objetivos pretendidos com a criação desse documento. De forma simples de se entender, o relatório deve demonstrar tudo aquilo que se espera dele. Como já mencionado, sua função pode servir para vários pontos dentro da empresa, como setor de finanças, controle e orçamentário. Cada área de serviço possui características específicas de abordagem que devem ser levadas em conta na criação do documento.
Vale pontuar que esse tipo de ferramenta, ainda, pode se estender a outros temas e atividades da empresa, como para especificar a contratação de novos funcionários ou para gerenciar os gastos referentes a viagens corporativas. Sem uma análise completa dos objetivos, a realização do relatório pode acabar ficando superficial e não cumprir sua função, o que é bastante prejudicial à gestão da empresa.
Verifique quem irá analisá-lo
Outro ponto que deve ser levado em conta ao elaborar o relatório é identificar os possíveis destinatários, ou seja, quem irá analisá-lo. Você deve deixar claro quem de fato terá acesso aos conteúdos do documento. Dependendo do tipo de relatório e da ocasião, é possível criar uma capa e inserir os nomes das pessoas que poderão acessá-lo. Em casos em que o documento tiver certa restritividade, lembre-se de fixa a palavra “Confidencial”.
Escolha o melhor formato
É preciso também definir o melhor formato para o relatório empresarial. Ele precisa ser prático, claro e bastante explicativo. A esse respeito, para que esse objetivo seja atingido, deve-se estruturá-lo em tópicos e capítulos, bem como conter índice e páginas numeradas. Faça uso de estratégias argumentativas para contribuir com a boa interpretação do conteúdo.
Para isso, explicações e esclarecimentos podem ser uma boa forma de obter clareza e precisão quanto ao tema abordado, sendo que ferramentas, como gráficos e planilhas, contribuem para deixar o assunto mais compreensível. No caso de o documento ser formulado para ajudar determinada equipe de colaboradores a acompanhar o seu desempenho em uma determinada tarefa dentro de um tempo pré-estabelecido, o formato poderá ser de tabela, registrando os resultados obtidos mês a mês.
Defina o tipo de conteúdo
Ao se ter bem fundamentado os objetivos a serem atingidos com esse relatório, você deve definir quais conteúdos utilizar no documento. Todas as informações colocadas devem corresponder às necessidades da corporação, como prazos, qualidade, metas, tipo de demanda etc. Vale ressaltar também que é importante prestar bastante atenção no volume de dados e informações presentes no relatório.
Em excesso, pode-se correr o risco de prejudicar a compreensão e clareza de todo o conteúdo devido ao artigo estar longo e confuso. Além do mais, os gestores ou qualquer outra pessoa destinatária não terão o embasamento necessário para tomar decisões precisas, assertivas e eficientes.
Outro ponto é que um relatório completo traz, além das despesas que configuram gastos, aquelas que são reembolsáveis, afinal, todo dinheiro que sai da empresa representa um movimento financeiro para o balanço.
Confira a efetividade do relatório gerencial
Por fim, depois de ter realizado todos os procedimentos acima, é hora de confirmar se o que foi colocado no documento pode ser considerado efetivo para a sua função e objetivo final. Faça uma leitura analítica de todas as informações destacadas e confira se o assunto está realmente claro e completo, pois assim é possível assegurar que essa ferramenta irá cumprir sua função.
Portanto, essas foram as principais informações acerca de como elaborar um bom relatório gerencial e garantir uma maior eficiência nessa tarefa. Percebe-se que com um planejamento de relatório correto é possível garantir que esse documento se torne uma ferramenta de grande valia para a tomada de decisão e gerenciamento de atividades dentro da empresa.
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