Gestores que necessitam atender pedidos de reembolso de maneira simplificada, almejando uma gestão eficiente com dados centralizados, devem saber da importância de padronizar esse procedimento. Devemos lembrar que esse tipo de tarefa pode gerar dificuldades, caso não seja realizada da melhor maneira possível, e que vale a pena investir em soluções inovadoras para otimizar o trabalho.
Está na dúvida se vale a pena padronizar pedidos de reembolso? Não se preocupe, estamos aqui para ajudar! Neste texto você vai encontrar a resposta para essa pergunta, além de receber dicas de como colocar em prática essa padronização.
Confira agora o conteúdo completo!
Padronizar pedidos de reembolso vale a pena?
Reembolsar despesas é um procedimento comum para organizações que investem em viagens corporativas para diversos fins. Entretanto, sem um modelo padronizado de reembolso, os processos podem se tornar verdadeiramente complicados.
A padronização de pedidos de reembolso por meio de um modelo beneficia tanto os gestores quanto os funcionários que necessitam ser reembolsados. Assim, erros de cálculo são evitados e até ressarcimentos duplicados também deixam de acontecer, prevenindo a empresa contra fraudes e reforçando as regras dessa política para todos.
Para que isso seja possível, é importante que a organização tenha um modelo preestabelecido de solicitações para reembolso. Nesse documento, haverá as principais informações para que os funcionários sejam ressarcidos de maneira correta e cumpram com as normas da política de reembolso.
Dessa forma, o tempo desse processo é otimizado, pois os colaboradores já estarão cientes do que é preciso para serem reembolsados. Enquanto isso, a gestão de reembolso receberá os pedidos especificamente prontos para serem analisados, o que otimiza toda a rotina.
Como colocar em prática essa padronização?
Agora que você sabe da importância de padronizar os pedidos de reembolso, confira as principais dicas de como realizar esse procedimento. Leia!
Defina as informações necessárias
Definir as informações necessárias aos pedidos de reembolso de maneira antecipada é fundamental para padronizar o procedimento. Nesse contexto, os valores de cada gasto com alimentação e outros serviços devem estar devidamente acusados, junto aos comprovantes de despesas e outros documentos exigidos.
Outra informação importante que deve ser padronizada é o nome de quem está solicitando o reembolso, sendo também interessante adicionar um campo apenas para uma breve justificativa sobre a despesa, local e data.
Assim, é possível garantir um controle ainda maior e mais organização nos pedidos de reembolso, pois o gestor saberá exatamente com qual período aquele gasto está relacionado, além do local onde ele foi realizado.
Isso permitirá ao gestor desenvolver históricos e relatórios de viagem para facilitar a elaboração de futuros orçamentos. Ao utilizar uma ferramenta específica para a gestão de reembolso, todas essas demandas ficam mais fáceis de serem cumpridas, graças à automatização do processo.
Determine quem vai receber e avaliar o produto
É extremamente importante decidir quais pessoas serão as responsáveis por receber os pedidos e aprová-los para que a padronização seja realizada. Apenas dessa maneira será possível otimizar todo o procedimento de reembolso e assegurar que a gestão não saia fora dos conformes.
Alinhar o processo dessa forma deve ser algo padrão para a política interna da empresa, pois deixará claros os níveis de aprovação dos gastos de acordo com o limite estabelecido, ou mesmo em função da hierarquia dos cargos.
Isso faz com que se economize tempo de todos os envolvidos, pois o pedido não passará por mais de uma aprovação, caso não haja necessidade. Ou seja, se um gasto tem de ser analisado por um gestor, somente ele revisará os comprovantes e os documentos necessários ao reembolso.
Assim, os funcionários que estiverem em viagens corporativas saberão o que precisam mandar e para quem especificamente, o que agiliza ainda mais todo o processo.
Centralize informações
Uma das melhores dicas de como padronizar pedidos de reembolso é centralizar as informações. Dessa maneira, é possível ter todos os relatórios, comprovantes e demais documentos organizados em apenas um lugar, além de deixá-los acessíveis.
Quando os documentos estão reunidos em uma base, toda a empresa começa a “falar a mesma língua”. Esse processo consiste exatamente em adotar ferramentas e sistemas que permitam a otimização da cultura de trabalho da organização.
Dessa maneira, os gestores e colaboradores de determinados setores terão acesso a uma única fonte segura de dados, comum a todos os envolvidos, a qual poderão utilizar de maneira prática e ágil.
Utilize bons sistemas
Promover a revolução digital na sua empresa e adotar ferramentas para a gestão de reembolso é essencial para padronizar esse processo. Atualmente, cada vez mais empresas têm abordagens integradas e funcionais, exatamente em função da adoção de ferramentas digitais para os processos internos.
Ao contrário do que muitos gestores engessados pensam, promover a revolução digital nas empresas é muito simples e bem mais prático nos dias de hoje. Essa facilidade de implementação se deve às diversas soluções encontradas no mercado, capazes de atender perfeitamente às demandas das empresas a um custo-benefício excelente.
Uma ótima ideia a esse respeito é implementar na organização a utilização de softwares de gestão de despesas. Essas ferramentas são fundamentais para centralizar todas as etapas no processo de reembolso, deixando-as mais bem definidas e seguras, além de mais estruturadas e otimizadas.
Prefira a simplicidade
Utilizar diversas ferramentas e regras específicas para o processo de reembolso não significa que ele está sendo realizado corretamente. Muitas vezes, é o contrário que podemos notar, em que a complexidade das ações aplicadas nesse tipo de gestão prejudica o serviço.
Assim, ao adotar um sistema de gestão para despesas, você deve optar por soluções práticas, que centralizem as informações para deixar o processo mais simples. Existem algumas opções no mercado que atendem perfeitamente à sua demanda, sem complicar as coisas.
Nós, da Argo Solutions, oferecemos uma ferramenta de gestão para despesas reembolsáveis que vai mudar completamente o seu conceito de reembolso. Nossos sistemas apresentam interfaces intuitivas, em que é possível ter todas as informações reunidas em apenas um lugar e gerar relatórios de despesas que vão otimizar o seu processo de tomada de decisão. Padronizar pedidos de reembolso será muito mais fácil com a nossa ferramenta, agora que você já sabe das vantagens de contar com ela.
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