É bastante comum — especialmente no segmento de varejo — que as empresas mantenham uma verba à parte que é destinada a situações de emergência e/ou momentos de imprevistos. Trata-se do fundo fixo de caixa, que também é popularmente conhecido como “caixinha” e, via de regra, é constituído pela provisão de um determinado valor em dinheiro em espécie.
Normalmente, uma quantia é colocada semanal ou mensalmente à disposição do caixinha com a finalidade de suprir os pequenos gastos cotidianos, a exemplo de serviços de impressão, de alimentação e de transporte. No entanto, essa disponibilidade e o fácil (e rápido) acesso podem contribuir para gastos exagerados, desencadeando a perda de controle das despesas corporativas e prejudicando toda a gestão e o planejamento das finanças.
Pensando nisso, além de listar dicas-chave para criar um fundo fixo de caixa, vamos elencar os principais cuidados para mantê-lo sob controle, destacando também as maiores vantagens de tê-lo à disposição. Continue a leitura e informe-se!
O que realmente se pode entender como o fundo fixo de caixa de uma empresa?
O fundo fixo de caixa é um meio de controle de caixa usado por alguns negócios. Nele, um determinado volume de dinheiro vivo é guardado com o fim de custear despesas básicas do dia a dia organizacional, como: refeições e/ou lanches, materiais de escritório, serviços de entrega, impressões e cópias e outros gastos.
Entretanto, ainda mais importante do que compreender o conceito do “caixinha” é entender como criá-lo e, principalmente, de que forma mantê-lo sob controle. Nesse sentido, é necessário pontuar que é altamente recomendável que exista uma diretriz empresarial que esclareça o propósito do fundo fixo de caixa e que inviabilize quaisquer confusões com o caixa operacional do empreendimento.
Como criar um “caixinha”?
Se você tem a intenção de criar um fundo fixo de caixa na empresa, saiba que existem algumas boas práticas que devem ser observadas, especialmente em relação ao gerenciamento do caixinha. Nesta seção, elaboramos uma espécie de passo a passo que vai ajudá-lo nesse sentido.
Determine quais são os custos a serem cobertos pelo caixinha
Antes mesmo de disponibilizar o recurso aos colaboradores que integram o quadro de pessoal da empresa, é imprescindível definir quais serão os serviços que o caixinha cobrirá. Como dito, o fundo fixo de caixa, de forma geral, destina-se a cobrir pequenas despesas cotidianas que normalmente não estão previstas. Portanto, lembre-se de que as despesas mensais devem ser cobertas pelo orçamento empresarial fixo, afinal, são previsíveis e repetidas.
Estabeleça o valor do fundo e a data de reposição da quantia
Depois de determinar o tipo de despesa que será custeado pelo fundo fixo de caixa, é importante estabelecer a quantia necessária e o momento em que o valor será reposto. Nesse sentido, como as despesas não são fixas, não é estritamente necessário que a reposição tenha prazos específicos, mas é essencial que ela corresponda às demandas.
Além disso, lembre-se de que a quantia disponível pode oscilar conforme as retiradas. Portanto, é interessante realizar uma análise mensal das despesas não somente para definir o período de reposição, mas também — e principalmente — para não perder o controle.
Outro ponto de destaque é a definição de um valor diário. Afinal, ainda que os colaboradores da empresa não recorram todos os dias ao caixinha, é interessante estipular a quantia que estará disponível diariamente caso seja necessária.
Registre o histórico
Além de armazenar notas fiscais e recibos, o mais indicado é guardar um histórico que registre todas as movimentações periódicas do caixinha. Assim, ao longo dos meses, você poderá analisar o padrão de gastos e as movimentações mais constantes, o que orientará a reposição do fundo fixo de caixa e facilitará a sua gestão, servindo, inclusive, para estudar quais despesas podem ser cortadas ou precisam ser aumentadas.
Como manter o controle do fundo fixo de caixa?
A partir da análise do histórico que contém os registros das movimentações, é indicado que a organização defina um meio de controle sobre as despesas para que as transações sejam devidamente monitoradas. Uma boa alternativa, por exemplo, é trabalhar com planilhas financeiras, registrando todas as entradas e as saídas do caixinha.
No entanto, é importante ter em mente que, caso o preenchimento seja feito por diversos colaboradores, esse tipo de método estará sujeito a falhas. O mais indicado, inclusive, é que essa atividade de gerenciamento seja atribuída a um profissional de confiança, que saiba lidar com dinheiro e, é claro, tenha disciplina.
Contudo, mesmo nesse caso, pode valer mais a pena contar com uma ferramenta de gestão que permita a automatização total do processo. Assim, será muito mais fácil manter o controle sobre todo o panorama de despesas em tempo real, dispensando a necessidade de consultar inúmeras notas fiscais no final do mês para fechar o caixinha e atribuir os gastos a cada um dos profissionais responsáveis.
Os benefícios
O fundo fixo de caixa pode ser um recurso valioso para qualquer empresa — desde que bem utilizado —, afinal, a sua função é cobrir as despesas cotidianas da organização, independentemente do seu porte. Ao manter o caixinha, inclusive, a companhia evita retiradas inesperadas do seu caixa operacional.
No entanto, as vantagens não param por aí, já que, entre os principais benefícios, é possível destacar, por exemplo:
- o aumento da facilidade de pagamento de eventuais despesas;
- a agilização da resolução de pequenos problemas que surgem no dia a dia;
- a garantia de disponibilidade de troco quando necessário no atendimento ao cliente.
Como vimos, o fundo fixo de caixa representa um pequeno volume de dinheiro em espécie que as empresas costumam manter para a cobertura de despesas ocasionais e gastos diários, como o custeio de materiais de escritório, taxas de estacionamento, impressões e outros. Mas, justamente por envolver um valor pequeno, alguns gestores não dão a devida atenção a essa reserva e, a longo prazo, veem impactos negativos sobre a saúde financeira da organização.
Para evitar esse tipo de cenário, o mais recomendável é contar com a tecnologia como uma aliada para manter o controle sobre as entradas e as saídas.
Este post sobre o fundo fixo de caixa foi útil? Então, aproveite a visita ao blog e veja também como é possível realizar o rateio de despesas!
