Investir na gestão de despesas de viagens corporativas é essencial para obter eficiência na redução de custos e agilidade no processo de reembolso. Nesse contexto, é importante saber o que é RDV e como esse relatório pode otimizar o trabalho de gestores no momento de colocar no papel os gastos das viagens e traçar as melhores estratégias operacionais.
Preparamos este texto exatamente para explicar tudo o que você precisa saber sobre o relatório de despesas de viagem e como ele pode impactar positivamente a sua gestão. Não perca tempo e confira agora o conteúdo completo!
O que é RDV e para que serve?
O RDV é, na realidade, uma ferramenta importante para a prestação de contas e utilizada para solicitações de reembolso de despesas corporativas, sendo também necessária para a gestão, pois otimiza a administração financeira e proporciona um controle eficaz dos gastos.
Nesse relatório, estão detalhadas todas as despesas que ocorreram durante as viagens corporativas, ajudando os gestores de reembolso em seus respectivos procedimentos por meio de um documento que discrimina claramente todos os gastos dos colaboradores durante a estadia em outras cidades.
Ele serve para proporcionar uma base sólida de informações relativas a todas as viagens, permitindo análises de despesas e custos dos serviços solicitados pelos colaboradores de acordo com o período e a região da estadia.
Rever essas questões é de fato importante para saber a viabilidade das viagens que a sua corporação oferece aos funcionários. Isso ajuda também no processo de tomada de decisão assertivo e estratégico, além de permitir que os gestores visualizem claramente onde é possível investir em redução de custos ou definitivamente cortar gastos, caso essa seja a situação.
Quais são as vantagens do RDV?
Existem diversos benefícios em utilizar o RDV para a gestão de viagens corporativas. Lembre-se: comprovar esses gastos pode ser uma obrigação do colaborador, caso a sua empresa realize o reembolso de viagens para que não haja passivos trabalhistas.
Confira a seguir as principais vantagens em ter um relatório de despesas para as viagens corporativas!
Padronização da gestão de gastos
Padronizar a gestão de gastos é uma das vantagens de utilizar o RDV, pois todas as despesas dos viajantes ficarão registradas nele, facilitando muito a vida dos gestores de viagens e de reembolso. Com esse relatório, fica muito mais fácil buscar as informações que você deseja consultar para realizar uma gestão eficiente.
Redução de burocracia
Reduzir a burocracia é um dos objetivos principais do RDV, justamente pelo motivo de que ele foi desenvolvido para o setor de prestação de contas. Esse relatório simplifica todo o processo de gestão de gastos de viagens, fazendo com que a prestação de contas seja muito mais simples de ser realizada, pois colaboradores e gestores terão em mãos todos os dados de que precisam para a demonstração de gastos e solicitação do pedido de reembolso.
Mais agilidade e controle
O relatório de despesas agiliza a gestão de gastos e facilita o controle de despesas em viagens corporativas, exatamente porque inclui todos os serviços e produtos que foram adquiridos pelos viajantes, além de suas respectivas descrições. Isso torna o controle de despesas de viagens mais ágil e facilita as tomadas de decisões relacionadas a essas informações.
O que não pode faltar no RDV?
Toda viagem de negócios em que o funcionário tem a obrigação de demonstrar os gastos para depois serem reembolsados exige a existência de um relatório de prestação de contas. A seguir, estão as informações mais importantes que não podem faltar no RDV para facilitar o processo de reembolso. Confira!
Dados da empresa
É necessário que constem os dados da empresa responsável por reembolsar as despesas, como todos os dados das viagens e os respectivos motivos de realização delas. Alguns setores específicos exigem que quem pague a viagem seja o colaborador, tirando a responsabilidade da empresa empregadora, principalmente no mercado de consultoria e de palestras.
Descrição dos gastos
Descrever detalhadamente os gastos é um detalhe que não pode faltar no relatório de despesas de viagens, devendo conter obrigatoriamente a informação de ponto de partida e destino, além do motivo da viagem, principalmente para eliminar qualquer dúvida do responsável por analisar o relatório. Isso facilita o andamento do processo e evita fraudes no processo de reembolso de despesas corporativas.
Anexo dos comprovantes
Anexar os comprovantes de despesas durante as viagens corporativas é obrigação dos colaboradores. Isso envolve cupons e notas fiscais, recibos, ou mesmo memórias de cálculo no caso de despesas com deslocamentos. Em empresas que trabalham no regime tributário enquadrado como Lucro Real, esse tipo de documentação é essencial para que todas as despesas sejam abatidas durante o cálculo do IRPJ e CSLL, exatamente porque a documentação anexa sustenta e confirma a validade do relatório.
Todas as informações da viagem
O RDV é o lugar onde você deixará registrado tudo sobre a viagem. Isso inclui origem e destino dos colaboradores, data da entrada e saída em outros países, bem como motivo pelo qual o deslocamento e os serviços referentes a ele foram solicitados. É sempre importante colocar as informações mais básicas, pois, dependendo da quantidade de viagens corporativas, esses dados podem fazer a diferença para o gestor de reembolso da empresa.
Adiantamentos
Adiantamentos podem ser opcionais, dependendo da empresa que disponibiliza as viagens corporativas. Entretanto, caso a sua opte por essa prática, é essencial que tenha um campo específico para colocar os adiantamentos de despesas no relatório.
Isso deve ser feito em função do controle de gastos, evitando que o seu colaborador seja ressarcido depois da viagem sem ter comunicado ao gestor de que havia recebido um adiantamento. Acredite, esse tipo de situação pode acontecer e o gestor deve estar preparado para fraudes no processo de reembolso corporativo.
Visual atraente
Planilhas feias e difíceis de entender podem dificultar o trabalho do gestor de reembolso. Vale a pena investir algum tempo para mudar as cores, editar o estilo e caprichar no visual para que elas fiquem mais apresentáveis. Lembre-se: quanto mais o processo de reembolso é facilitado, menos problemas ocorrerão no momento de ressarcir os colaboradores.
Você acabou de aprender o que é RDV e está pronto para realizar o reembolso de despesas de viagens de maneira otimizada. Caso você ainda não saiba, existem empresas que oferecem tecnologias que ajudam na elaboração e no acompanhamento desse tipo de relatório empresarial.
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