Fazer uma gestão financeira com excelência é fundamental para que uma empresa tenha sucesso e controle exemplar em seu fluxo de caixa. Para cumprir essa tarefa, é necessário se cercar das melhores estratégias e ferramentas possíveis para facilitar esse processo. Entre esses recursos está o cartão de crédito corporativo.
Esse tipo de cartão se assemelha a um de débito ou crédito, mas é usado para pagar as despesas das empresas. Com isso, é possível um maior controle das finanças por parte dos gestores, facilitando os processos financeiros. Para um melhor aproveitamento do cartão de crédito corporativo, porém, é necessário saber a melhor forma de realizar a prestação de contas.
Você sabe quais são as melhores práticas? Neste artigo, vamos te explicar e falar mais sobre os benefícios de adquirir um cartão de crédito corporativo para a sua companhia.
Vantagens do cartão de crédito corporativo
Para iniciar, vamos mostrar algumas vantagens do cartão de crédito corporativo para não haver dúvidas dos benefícios em adquirir um para a sua empresa. Confira!
Maior controle orçamentário
Esse é um dos grandes benefícios do cartão de crédito corporativo. Ao optar por essa modalidade, todas as despesas de sua empresa ficarão centralizadas em apenas um lugar e com fácil acesso por meio da fatura online. Assim, você facilita o trabalho de sua equipe financeira, descomplica o controle orçamentário e dá segurança ao processo.
Separação das contas pessoais e corporativas
Unir as contas pessoais e as da empresa é algo muito comum, principalmente em pequenos negócios. Essa prática, no entanto, é muito grave para a saúde financeira da companhia. Portanto, ao fazer um cartão de crédito corporativo, você terá um controle melhor das contas, já que os gastos serão computados separadamente na fatura.
Melhor estratégia para a política de reembolso
Com o cartão de crédito corporativo, será mais fácil estabelecer uma política de reembolso eficaz. Em vez de o funcionário ou o gestor pagar as contas da empresa do próprio bolso, em um primeiro momento, e depois ter que pedir reembolso, o cartão resolverá esse problema, com a fatura indo diretamente para a empresa.
Além disso, com a emissão de extratos digitais, você terá um maior controle e detalhamento dos gastos, assim como a obtenção das notas fiscais. Com isso, será possibilitado um maior gerenciamento de todas as despesas e também das quantias reembolsáveis.
Facilidade e segurança com despesas de viagens a trabalho
Ao adquirir um cartão corporativo, você engloba todas as despesas dos colaboradores que viajam a negócios, como alimentação, hospedagem e transporte. Com isso, todo o procedimento burocrático de pedido de reembolso é evitado. Outro benefício fundamental é o fator da segurança, já que não será preciso carregar uma grande quantidade de dinheiro, o que poderia expor o portador do montante a um maior risco de assaltos.
Facilidade com despesas do dia a dia
Não somente as despesas com viagens serão facilitadas. Com um cartão de crédito corporativo, você melhora também os processos das compras do dia a dia, como reposição de estoques, compras para o escritório e almoços com clientes. Com isso, basta ceder o cartão para o funcionário responsável pela tarefa e alinhar o montante liberado a ser gasto com cada uma dessas atividades de acordo com a política orçamentária da empresa.
Como realizar a prestação de contas do cartão de crédito da melhor maneira
Para uma prestação de contas efetiva, primeiramente deve-se ter uma diretriz de gastos com cartão de crédito bem definida pela empresa a fim de evitar um descontrole no orçamento. Assim, é possível saber quanto é possível gastar, com qual atividade e quais pessoas estão autorizadas a fazer cada tipo de compra predefinida nos critérios. Outra prática importante é sempre exigir a apresentação do comprovante fiscal dos gastos para a conferência do time de gestão financeira.
A própria estrutura do cartão de crédito corporativo já facilita a apuração dos dados. No mês seguinte aos gastos, a empresa receberá uma fatura que contém todas as despesas, com valores, locais e pessoa relacionada ao gasto. Para que o uso dele seja efetivo, todos esses valores devem ser lançados e classificados conforme a diretriz proposta pela empresa na política montada previamente.
Contrate um software de gestão de despesas
Para facilitar esse processo, uma excelente alternativa é contratar os serviços de um software de gestão de despesas. Esse tipo de ferramenta é fundamental para auxiliar na coleta de dados sobre os gastos com o cartão corporativo e também para alinhar de uma forma mais organizada as devoluções e pedidos de reembolso entre empresa e colaboradores.
Os processos de gastos corporativos dos funcionários, de forma geral, necessitam de uma grande organização para a geração de relatórios, verificação de recibos e outros processos relativos ao tema. O software de gestão de despesas vai facilitar a automatização desses processos, economizando tempo e dinheiro, além de proporcionar segurança e melhor gestão dos procedimentos para o setor financeiro da empresa.
Com poucos cliques, os colaboradores podem criar relatórios e gerar um canal de comunicação com a contabilidade, que receberá esses arquivos e organizará da melhor maneira os prazos e as aprovações necessárias para alinhar algum reembolso, devolução ou qualquer outra burocracia relacionada às despesas corporativas e ao cartão.
O repasse de informações também é extremamente facilitado. Dentro do software de controle de despesas, é possível digitalizar os comprovantes de gastos e gerar relatórios de maneira prática. Com isso, o colaborador consegue enviar facilmente as notas fiscais para o programa e informar todos os dados relevantes para a contabilidade.
Outro ponto positivo é a praticidade de acesso à informação pela empresa. Por meio do aplicativo de gestão de despesas, é possível acompanhar em tempo real todos os valores usados pelos colaboradores no cartão de crédito corporativo. Com isso, a gestão do processo fica mais facilitada e com maior alinhamento para o setor financeiro da companhia.
Portanto, caso queira garantir esse maior alinhamento dos gastos com o cartão corporativo, a contratação de um software de gestão de despesas será um grande facilitador, gerando economia de tempo, dinheiro e dando mais estrutura para que a organização seja a melhor possível.
De modo geral, reforçamos que é de extrema importância que seja realizada uma gestão eficiente dos processos e estratégias para a prestação de contas do cartão corporativo. Com isso, você terá o cartão como um grande aliado para a saúde financeira de sua empresa e ainda facilitará o trabalho do time de finanças, ganhando eficiência em todos os processos relativos à área.
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