Planejar viagens a trabalho não precisa ser um bicho de sete cabeças. Mesmo que seja uma viagem mais curta e com um prazo mais apertado, conhecida popularmente como bate-volta, é possível seguir algumas dicas úteis e obter sucesso na jornada, além de garantir os melhores resultados para o seu negócio.
Neste artigo, vamos apresentar as 8 melhores dicas para planejar adequadamente uma viagem corporativa bate-volta, a fim de que você viaje com tranquilidade e faça seu trabalho com qualidade. Confira!
1. Planeje com antecedência
Sabemos que as viagens bate-volta são, geralmente, compromissos mais urgentes e que exigem o deslocamento de última hora do profissional, como uma parceria inesperada que será firmada com uma empresa em outra cidade ou algum ajuste que precisa ser feito em uma filial.
Entretanto, caso haja tempo hábil, a primeira dica fundamental é planejar a viagem corporativa com a maior antecedência possível. Fazendo isso, você garante a redução de custos na compra de passagens e na reserva da hospedagem. Pesquisar com antecedência permite também a possibilidade de firmar parcerias e garantir descontos exclusivos na viagem.
2. Estabeleça critérios de pesquisa
Outra maneira de deixar o orçamento das viagens corporativas mais enxuto é ter critérios definidos de pesquisa. Por exemplo, se há uma verba definida para a viagem, procure fazer as escolhas de hospedagem e passagens dentro dos limites, lembrando que alguns serviços cobram taxas extras.
Para ter um norte na elaboração do orçamento, uma dica é revisar as viagens anteriores e fazer um comparativo de preços. Dessa maneira, é possível identificar os custos fixos, variáveis e também os valores que foram gastos para cobrir imprevistos durante a viagem.
3. Defina o melhor meio de transporte
Cada tipo de viagem pede uma escolha mais adequada do meio de transporte. Caso o deslocamento seja intermunicipal, viajar a trabalho de ônibus pode ser uma medida mais econômica e vantajosa, já que o colaborador viaja de forma confortável sem precisar dirigir e pode descansar durante o percurso e até resolver questões de trabalho no tempo do trajeto.
Também há a possibilidade de viajar com o carro da empresa, cujas despesas com combustível são reembolsadas posteriormente, ou fazer o deslocamento de avião, caso a distância seja mais longa. Seja qual for o meio de transporte escolhido, sempre há uma maneira de otimizar os processos nas viagens corporativas.
4. Organize seus compromissos
Você sabia que a organização é um dos fatores que pode melhorar muito a economia da empresa? Isso porque ela permite que os processos sejam mais eficientes. Numa viagem bate-volta, em que o tempo já é escasso, é essencial organizar a agenda de compromissos a fim de obter a máxima eficiência.
Ao planejar a viagem, é preciso calcular o tempo de deslocamento até o destino e organizar um tempo de descanso e de refeições para o colaborador, além de agendar os compromissos da melhor maneira possível. Por exemplo, se o funcionário terá duas reuniões e uma delas será em um local mais próximo da hospedagem ou do aeroporto, é interessante organizar os compromissos de forma que o deslocamento seja facilitado e otimizado.
5. Preze a segurança
Para o funcionário que faz viagens a trabalho recorrentes, é importante que a empresa forneça um seguro em viagens corporativas, cobrindo a assistência médica durante o período da viagem e incluindo assistência odontológica e farmacêutica, além de assessoria jurídica e proteção em caso de acidentes pessoais ou extravio de bagagens.
O seguro melhora a experiência do funcionário durante a viagem corporativa, previne prejuízos materiais e legais tanto para a empresa quanto para os trabalhadores e garante assistência e segurança para o funcionário em seu deslocamento. Esteja ciente dos principais riscos da viagem e das possibilidades de cobertura para escolher o melhor seguro de viagem a trabalho para a sua empresa.
6. Considere o translado
Não basta definir o meio de transporte para o deslocamento da viagem, é preciso também estabelecer a maneira como o funcionário se locomoverá para cumprir com os compromissos de trabalho enquanto estiver na cidade.
Seja por meio de um carro alugado, táxi, van ou aplicativos de mobilidade urbana, ao considerar antecipadamente o translado do funcionário do aeroporto ou rodoviária até a hospedagem e aos compromissos de trabalho, você traz maior tranquilidade para a empresa e para o colaborador.
7. Respeite a política de viagens da empresa
Ter uma política de viagens corporativas bem estabelecida na empresa ajuda a resguardar tanto os interesses do trabalhador como os do empregador. Para o colaborador, a política de viagens estabelece as regras e os limites do que pode ser feito durante o período, lembrando-o de suas obrigações.
Já para o empregador, a política de viagens ajuda a gerir as despesas corporativas, uma vez que ela delimita o orçamento da viagem e o valor que pode ser gasto pelo funcionário, evitando surpresas e prejuízos.
A partir dessa política de viagens bem definida, a empresa pode garantir o compliance nas viagens corporativas, que nada mais é do que o cumprimento dessas regras por parte dos funcionários, garantindo a transparência nos processos, o reembolso das despesas e a devida prestação de contas.
8. Conte com imprevistos
Quem trabalha viajando precisa se preparar para lidar com imprevistos. Às vezes, o bate-volta não terá muito tempo para ser planejado e será uma viagem de última hora para fechar um contrato específico ou fazer um alinhamento com os fornecedores da empresa.
Outra possibilidade é que alguma reunião seja adiada, o que exigirá que o funcionário permaneça na cidade por mais um dia ou dois, acarretando o aumento dos custos com hospedagem, alimentação e deslocamento. Para evitar prejuízos, verifique a viabilidade de alteração das passagens no momento da compra e sempre garanta um orçamento flexível para cobrir imprevistos.
Você viu como não é difícil planejar uma viagem bate-volta, mesmo que seja de última hora? Para ter sucesso nas viagens corporativas, é essencial estabelecer uma boa política de viagens, que servirá como base para nortear todo o processo, desde o planejamento até a prestação de contas, garantindo resultados favoráveis para o seu negócio.
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