Quando se fala em trabalho remoto, híbrido e, até mesmo, em viagens corporativas, o recurso da reunião online surge como uma solução para a interação entre o time, mesmo que a distância. Com a pandemia de COVID-19, que impôs o distanciamento social por alguns meses no Brasil e no mundo, essa prática se tornou ainda mais comum, trazendo uma série de benefícios para as empresas e colaboradores.
Porém, reuniões online também envolvem dificuldades e desafios, e saber superá-los é essencial para que você tenha reuniões mais eficientes e produtivas. Com isso, o seu time ganha em produtividade e é capaz de usar esse momento para efetivamente resolver problemas, potencializando os resultados da equipe.
Quer saber quais são e como superar os maiores desafios da reunião online? Então continue a leitura e descubra!
O que é e como funciona uma reunião online?
A reunião online é um encontro entre trabalhadores ou pessoas que atuam juntas mediada por uma plataforma de videoconferência. Ou seja, esse é o momento no qual as pessoas conseguem se reunir, mesmo que distantes geograficamente umas das outras, utilizando recursos tecnológicos de vídeo e voz.
Em uma reunião online, as pessoas acessam salas virtuais por meio das mais diversas plataformas. Elas usam as câmeras e os microfones dos computadores para se ver e se comunicar. Também podem utilizar outros recursos, como transmissão da tela, chat, compartilhamento de documentos e lousa online para realizar apresentações ou usar o momento para trabalharem juntas.
Quais são os 5 maiores desafios da reunião online?
Apesar dos benefícios que as reuniões online trouxeram para as pessoas e empresas, principalmente durante a pandemia de COVID-19, elas apresentam alguns desafios. Veja os principais.
1. Conexão ruim
Para que a reunião seja conduzida ou para que os participantes façam parte desse momento, é essencial que exista uma conexão com a internet. Porém, nem sempre isso é possível, seja por problemas da rede, do local geográfico no qual o participante está ou da tecnologia do computador ou celular utilizado.
Dessa forma, antes mesmo de marcar uma reunião, é essencial que você consulte os participantes para garantir que todos tenham uma conexão de qualidade. Oferecer benefícios relacionados ao pagamento de um bom pacote de internet ou, no caso de pessoas em viagem corporativa, hospedagens de qualidade, também pode ser uma forma de superar esse desafio.
2. Distrações e ruídos
Nem sempre os colaboradores possuem um local adequado para realizar as reuniões online. Em casa, pode ser que não exista um ambiente isolado para trabalhar. Obras nos arredores e barulhos da região também podem ser um problema. Tudo isso faz com que haja distrações e ruídos que interferem na qualidade da reunião e podem, inclusive, deixar os trabalhadores ainda mais cansados.
Portanto, é essencial consultar o time para garantir que todos tenham acesso a um local adequado, livre de ruídos e distrações, para realizar as reuniões. No caso de trabalhadores que atuam em mobilidade, pode ser importante garantir o acesso a espaços de coworking, nos quais eles possam se sentir dentro do escritório e evitar problemas na hora de realizar a reunião. O mesmo pode ser feito com quem atua em home office, mas não possui um escritório dentro de casa.
3. Dificuldade de distribuição das falas
Por não estarem no mesmo ambiente físico, pode ser que exista dificuldade na hora de distribuir as falas e mediar uma reunião online. Afinal, as pessoas podem começar a falar ao mesmo tempo ou, até mesmo, monopolizar a fala, de forma a não dar espaço para que os colegas se expressem.
Dessa forma, é importante desenvolver uma boa estratégia de mediação da reunião. Determinar ordem e tempo de fala pode ser uma boa forma de garantir que todos terão espaço para se expressar. Você também pode criar um sistema de inscrição por meio do chat ou utilizar a ferramenta de “levantar a mão”, disponível em algumas plataformas.
4. Atrasos e falta de compromisso
Há colaboradores que podem ter dificuldades de entender a seriedade da reunião online. Afinal, mesmo não sendo um encontro presencial, a reunião é tão importante quanto qualquer outro compromisso que o trabalhador assume dentro da empresa.
Caso você identifique esse tipo de comportamento em algum membro da sua equipe, fique atento. Chame essa pessoa para conversar e explique a importância e a necessidade da reunião, esclarecendo os motivos que exigem a presença pontual desse colaborador na sala virtual. Dessa forma, você mostra para a equipe a seriedade do compromisso, evitando atrasos e faltas.
5. Sobrecarga
Por fim, ainda vale lembrar que as reuniões online podem ser um grande gerador de sobrecarga para os colaboradores. Afinal, a presença na frente do computador por muitas horas é extremamente cansativa e, mesmo estando dentro da própria casa, esse processo pode ser desgastante e estressante para o time.
Portanto, sempre reflita sobre a real necessidade da reunião, resolvendo o que for possível por outros meios. Além disso, torne as reuniões o mais leves e objetivas possível, evitando repetição de falas ou prolongamentos. Dessa forma, o seu time aproveita melhor o tempo e não se sente sobrecarregado ao final do dia.
Como tornar as suas reuniões online mais produtivas?
Tornar as reuniões online mais produtivas e eficientes é essencial para potencializar a produtividade do time e garantir um bom aproveitamento desse momento. Veja algumas dicas de ouro para melhorar a reunião da sua equipe:
- utilize plataformas adequadas;
- tenha pautas preestabelecidas;
- faça apresentações dinâmicas e claras;
- peça que todos os participantes que não estão falando deixem o microfone no mudo;
- solicite que todos abram as câmeras para humanizar a reunião;
- peça feedbacks e soluções de melhoria;
- seja objetivo nas suas falas;
- controle o tempo de fala dos participantes.
A reunião online é uma estratégia importante para a integração do time e o bom funcionamento da sua empresa como um todo. Se você possui colaboradores em mobilidade corporativa, home office ou trabalho híbrido, ela é fundamental para o alinhamento da equipe e a solução de problemas. Agora que você já sabe quais são os principais desafios e como enfrentá-los, coloque as nossas dicas em prática e torne as suas reuniões mais produtivas e eficientes!
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