Em um mercado cada vez mais competitivo, a área de compras deixou de ser apenas um centro de custos para se tornar um pilar estratégico na busca por eficiência operacional e otimização de recursos. Nesse cenário, o processo de RFT (Request for Tender), ou Solicitação de Proposta, é uma ferramenta fundamental para garantir as melhores condições junto aos fornecedores.
Contudo, para que uma RFT seja verdadeiramente eficaz, especialmente no complexo universo das viagens corporativas, ela precisa ser construída sob uma base sólida: dados.
Negociar com companhias aéreas, redes hoteleiras ou locadoras de veículos sem um profundo conhecimento sobre os padrões de consumo da empresa é como navegar sem um mapa. As decisões se tornam reativas e baseadas em estimativas, diminuindo o poder de barganha e abrindo margem para custos desnecessários.
Profissionais de compras que utilizam a inteligência analítica para guiar suas estratégias conseguem não apenas reduzir despesas, mas também firmar parcerias mais valiosas e alinhadas às necessidades do negócio.
O desafio: a falta de dados estruturados nas negociações de viagens
A principal barreira para a criação de RFTs de alto impacto é a fragmentação das informações. Sem uma plataforma centralizada, os dados de viagens corporativas frequentemente se encontram dispersos em planilhas, e-mails e relatórios de diferentes agências, dificultando a obtenção de uma visão consolidada.
Essa falta de organização gera desafios significativos:
- Visibilidade limitada: desconhecimento sobre as rotas mais utilizadas, os hotéis de preferência dos colaboradores e o volume real de negócios com cada fornecedor.
- Negociações frágeis: ausência de dados concretos para comprovar o volume de compra e, consequentemente, para pleitear descontos e condições especiais.
- Dificuldade na gestão de performance: incapacidade de medir objetivamente se os fornecedores atuais estão cumprindo os acordos de nível de serviço (SLAs) e oferecendo as tarifas negociadas.
- Políticas de compliance ineficazes: sem dados centralizados, torna-se quase impossível monitorar a adesão às políticas de viagem e identificar desvios que geram custos extras.
A solução: transformando dados de viagens em inteligência para RFTs
A tecnologia surge como a principal aliada para superar esses obstáculos. Plataformas de gestão, como o Argo Travel e o Argo Expense, unificam todas as informações em um único ambiente, transformando dados brutos em inteligência acionável para a área de compras.
Identificação de padrões de consumo e volume
Com acesso a relatórios analíticos detalhados, o gestor de compras obtém uma visão clara sobre o comportamento dos viajantes e as principais frentes de despesa. Essa análise permite identificar:
- As principais rotas aéreas e o volume de passageiros por trecho: informação crucial para negociar acordos de volume com companhias específicas.
- As cidades e redes hoteleiras mais frequentadas: permite focar a RFT nos parceiros com maior potencial de retorno e negociar tarifas fixas em localidades estratégicas.
- A demanda por locação de veículos e as preferências por categorias: orienta a negociação com locadoras para obter pacotes mais vantajosos.
O Argo Travel centraliza cada reserva e solicitação, criando um histórico de preços e fornecedores que serve como base para projeções precisas e RFTs muito mais assertivas.
Análise de custos e comportamento de compra
Além do volume, é fundamental entender o custo total da viagem (TCO) e os fatores que o influenciam. Uma gestão baseada em dados permite analisar:
- As tarifas médias pagas por passagem aérea ou diária de hotel: estabelece um benchmark para comparar com as propostas dos fornecedores.
- A antecedência média das reservas: ajuda a criar políticas de compra que favoreçam a economia e a incluir cláusulas sobre flexibilidade nas RFTs.
- As despesas acessórias: com a integração de dados de plataformas como o Argo Expense, é possível mapear gastos com alimentação, transporte e outros itens, fornecendo uma visão completa para negociar benefícios adicionais com hotéis, por exemplo.
A automação completa oferecida pela Argo, desde a captura de despesas via OCR e QR-code até o reembolso, garante que nenhuma informação se perca, enriquecendo a base de dados para futuras negociações.
Avaliação de performance de fornecedores (SLAs)
Uma RFT de sucesso não se encerra na assinatura do contrato. É essencial monitorar a performance dos parceiros escolhidos. Uma plataforma tecnológica oferece uma trilha de auditoria completa de 100% das transações, permitindo que a área de compras verifique com facilidade se as tarifas acordadas estão sendo aplicadas e se o nível de serviço está adequado. Esse monitoramento contínuo fornece argumentos sólidos para renegociações ou para a abertura de um novo processo de RFT.
Como a tecnologia da Argo potencializa o processo de RFT
A Argo atua como um parceiro estratégico na transformação digital da área de compras, oferecendo uma solução robusta e segura para a gestão de viagens e despesas.
Centralização e acesso a dados consolidados
Ao invés de depender de relatórios manuais, os profissionais de compras têm acesso a informações em tempo real, organizadas de forma intuitiva. Essa centralização garante agilidade na tomada de decisões e fundamenta cada etapa do processo de RFT com dados precisos e confiáveis.
Definição de políticas e compliance como base para a negociação
O Argo Travel permite a criação de políticas de viagem altamente customizáveis, que são aplicadas automaticamente no momento da reserva. Essas regras já validadas podem ser usadas como o alicerce da RFT, garantindo que todos os proponentes compreendam e atendam aos requisitos de compliance da empresa. Isso resulta em compliance e reduz riscos operacionais.
Segurança e escalabilidade para o futuro
A segurança dos dados é uma prioridade. A plataforma da Argo possui conformidade com os mais altos padrões internacionais, como o PCI, assegurando a proteção das informações. Além disso, sua arquitetura é projetada para ser escalável, acompanhando o crescimento da empresa sem a necessidade de trocar de sistema. Para empresas que buscam uma integração avançada, a Argo oferece a possibilidade de conectar suas soluções aos principais ERPs do mercado através de APIs abertas, um recurso que, quando contratado, centraliza ainda mais o fluxo de dados e otimiza processos.
Eleve suas negociações a um patamar estratégico com a Argo
Abandonar processos manuais e adotar uma gestão baseada em dados é o caminho para que a área de compras maximize seu impacto nos resultados da empresa. Utilizar a inteligência gerada por plataformas como o Argo Travel e o Argo Expense não apenas fortalece o poder de negociação em uma RFT, mas também posiciona o setor de compras como um verdadeiro agente da inovação e da eficiência.
Com a Argo, sua empresa ganha um parceiro estratégico para a transformação digital, automatizando processos de ponta a ponta e convertendo dados em economia real e parcerias mais inteligentes.