Te convidamos a reabastecer sua xícara de café, separar o bloco de anotações, e nos acompanhar na leitura deste material que além de muita novidade, traz dicas dos nossos especialistas, sugestões de como experimentar o sistema Argo em seu potencial máximo, além de dados sobre o universo de gestão de viagens corporativas, para ajudar você a ter novos insights aplicáveis ao seu negócio.
Argo Insights
DOWNLOAD 2023
E por falar em novidades, é claro que não poderíamos deixar de trazer o anúncio oficial da nossa participação no Download 2023!
A ser realizado em 30 de outubro de 2023, das 08h às 18h, o Download 2023 é um evento proporcionado pela Panrotas e Academia de Viagens Corporativas, com o objetivo de apresentar tendências globais sobre esta modalidade de viagens.
Reunindo palestrantes nacionais e internacionais de diferentes áreas do mercado, a agenda do evento será marcada por painéis que abordarão aspectos fundamentais à modernização do programa de viagens corporativas, tema central do Download 2023.
Como agente integrante e ativo do vasto e complexo cenário de viagens corporativas, a Argo Solutions marcará presença com um estande próprio, no qual nossos especialistas estarão te esperando para conversar sobre nosso ecossistema, uma solução end-to-end, presente de forma continental (América Latina), além dos grandes progressos feitos com o lançamento do NDC.
Com um evento deste tamanho, não dá para ficar de fora, não é verdade? Então não perca tempo, e clique no botão abaixo para garantir o seu lugar e não deixe de seguir a Argo nas redes sociais para obter mais informações sobre a conferência e nosso participação. Nos vemos lá!
Transforme a sua experiência de hospedagem com a Booking.com
Para encerrar este bloco de novidades, recentemente enviamos um e-mail no qual comentamos o resgate da integração Booking.com e Argo Solutions, responsável por possibilitar que qualquer um dos nossos clientes possa usufruir de uma credencial Booking.com, independentemente do seu volume de transações.
É isso mesmo, você pode gozar do maior e-commerce de hotéis do mundo, com inúmeras possibilidades e opções de hospedagem, diretamente a partir do OBT Argo. Essa é uma das muitas vantagens de contar com a principal ferramenta de gestão de viagens corporativas da América Latina, o Argo Travel!
Para isso, basta clicar no botão abaixo, que um de nossos especialistas entrará em contato com você!
Não perca de vista
Recentemente a companhia aérea Latam anunciou novos perfis tarifários, ou seja, a partir de agora passa a comercializar novos perfis para voos nacionais e internacionais, sendo eles Basic, Light, Full e Premium Economy.
Com respeito às operações e serviços oferecidos pela Argo Solutions, reforçamos que foi preciso adequar alguns filtros de cabines aos novos códigos de tarifas para que, dessa forma, determinadas políticas também pudessem ser refletidas nesta mudança. Sendo assim, neste momento todas as configurações necessárias para comportar o movimento da Latam em nosso sistema já foram concluídas.
Como sempre, te convidamos a entrar em contato com o seu executivo de contas em caso de dúvidas ou dificuldades ao experimentar as soluções Argo.
Em nossa última newsletter demos início a uma nova sessão, a “Navegando com a Argo”, por meio da qual nosso time de especialistas no sistema Argo e no processo de gestão de viagens corporativas puderam responder duas das principais dúvidas que recebemos em nosso suporte. E a recepção para esta proposta não poderia ter sido melhor!
Por esta razão, dedicados a oferecer um apoio contínuo e eficiente a você, manteremos esta como uma seção fixa em nossas publicações mensais, agora chamada de “Dica de Especialista”! E para este mês, iremos abordar o Processo de Adiantamento e Cancelamento e Configuração das Máscaras de Campos Gerenciais Obrigatórios.
ADIANTAMENTOS
Sabemos que parte da gestão de viagens corporativas implica no acompanhamento e gestão do orçamento dedicado a estas viagens, e principalmente à forma com que este montante é usado pelos colaboradores. Por isso, o sistema Argo possibilita a solicitação de adiantamentos, reembolsos e a prestação de contas dos usuários.
Mas em que momento realizar cada uma destas ações dentro do módulo Expense?
Se tratando de “Adiantamento”, o colaborador o deve solicitar sempre que prever um gasto futuro que será realizado em um compromisso corporativo, precisando prestar contas acerca do valor recebido posteriormente.
A partir do momento em que este adiantamento for aprovado, o Status da OS passa a ser “Aguardando Pagamento”, sinalizando que o colaborador está aguardando o envio do valor solicitado no adiantamento. É importante pontuar que este é o último momento no qual uma OS pode ser cancelada, a partir do envio (Pagamento) do adiantamento, a OS seguirá para a etapa de prestação de contas.
Uma vez enviada, e consequentemente utilizada esta verba, o novo Status da OS passa a ser “Aguardando Lançamento”, o que significa que o colaborador poderá não só prestar contas do valor recebido, assim como também solicitar reembolso de eventuais gastos que tenha tido ao longo de seu compromisso corporativo.
Neste momento, quanto mais informações e dados, melhor, pois dessa forma se trabalha com um fluxo transparente e íntegro entre todos os envolvidos.
Por fim, ao encerrar a prestação de contas e/ou solicitação de reembolso, a OS entrará no status de “Encerrada”, sinalizando que já não há mais ações a serem tomadas nesta operação, ou seja, não será possível prestar contas de novos valores, cancelar a OS ou mesmo solicitar novos adiantamentos.
Ah! E no caso de o colaborador não ter utilizado todo o valor solicitado no adiantamento, basta abrir uma nova OS e retornar este montante à empresa.
Configurações de Máscaras
Você certamente já ouviu falar dos chamados Cartões Virtuais, soluções inovadoras que utilizam da tecnologia para tornar o processo de compra online e offline mais seguro, prático e simples. Atualmente na Argo contamos com três opções: O Argo Pay, o Bee2pay e B2B Pay.
Por meio deles, é possível gerar cartões virtuais ao se realizar uma solicitação de passagens aéreas, ou até mesmo de reservar em hotéis. Para cada transação, um novo VCN exclusivo (Virtual Card Number – Cartão Virtual) é gerado, garantindo uma maior facilidade no processo de conciliação e gerenciamento de dados, além de maior segurança.
Mas como configurar estes recursos da forma correta no Sistema Argo?
Em primeiro lugar, será necessário solicitar uma credencial de acesso ao provedor por trás do VCN, ou seja, a Argo Solutions, a B2B ou a Omnibees. Uma vez com a credencial em mãos, basta configurar o acesso ao conteúdo no menu clássico do Sistema Argo, selecionando o provedor correto. As duas configurações que serão feitas são: Cadastro de Assinatura e Forma de Pagamento.
Vale lembrar que, para o bom funcionamento da tecnologia VCN, é necessário habilitar a política GERCAR com os parâmetros que possibilitam a geração do cartão online e offline.
A partir daí, o uso do Cartão Virtual já passa a funcionar normalmente em seu sistema Argo! Entretanto, recordamos que existem algumas máscaras que podem ser cadastradas com o objetivo de trazer mais profundidade e riqueza de detalhes nas informações acerca do seu uso do VCN.
Para além do número do cartão e o valor da transação, campos estes gerados na criação do VCN, outras opções podem ser consideradas a respeito da transação, para que haja uma maior transparência de dados na gestão destas operações.
Embora não sejam obrigatórios, estes campos, se selecionados, precisarão ser corretamente configurados para que a geração do cartão possa ocorrer corretamente e sem erros técnicos.
O processo de gestão de viagens corporativas pode ser revelar consideravelmente complexo, especialmente quando leva em consideração uma diversidade de etapas que vão desde a reserva de passagens, até a solicitação e emissão de reembolso.
Por isso que o Sistema Argo existe, para transformar a sua experiência com este processo como um todo, tornando-o mais agradável. E para alcançar este objetivo com êxito, é importante conhecer as possibilidades que este complexo ecossistema tem a oferecer.
Sendo assim, para esta edição do “Desvendando o Argo”, trouxemos uma explicação detalhada dos nossos especialistas sobre o módulo de orçamento do Sistema Argo.
Política de Orçamento
Em primeiro lugar, é importante estabelecer que: O módulo de orçamento tem como principal função permitir o controle sobre determinada verba destinada a um Centro de Custo; Projeto ou então Conta Contábil.
Com ele, os benefícios que você experimentará serão:
- Planejamento das operações anuais de custos da empresa;
- Controle sobre os gastos com viagens corporativas com antecedência;
- Controle sobre os Adiantamentos e Reembolso das viagens corporativas com antecedência;
- Executar acompanhamentos para avaliação de desvios e futuras correções de budgets;
- Gestão completa de budget destinado ao centro de custo ou projeto.
De imediato, é importante se certificar de que o ambiente já esteja configurado em sua forma básica, ou seja, que informações como Usuário, Centro de Custo e Forma de Pagamento já tenham sido criados corretamente.
Em seguida, é momento de optar entre a configuração do orçamento por Centro de Custo, ou por Conta Contábil.
No primeiro caso, seu orçamento estará vinculado diretamente ao Centro de Custo, sendo cadastrado mensalmente, ou seja, em 1 ano, você terá 12 orçamento, por cada Centro de Custo.
Por outro lado, no segundo caso, seu orçamento estará vinculado diretamente aos serviços cadastrados na Conta Contábil que serão prestados. Ou seja, à medida em que um trabalho for feito, seu valor será abatido do orçamento ao qual ele está vinculado.
O que irá definir a escolha de um, em detrimento de outra, é a forma e interesse que você e o seu negócio têm na gestão do seu orçamento.
Uma vez que esta escolha seja feita, ativa-se a política SALORC, responsável por viabilizar o acompanhamento do consumo em tela do orçamento, apresentando um resumo segundo o parâmetro escolhido anteriormente. Ainda assim, neste ponto, sempre que uma OS for emitida, o valor total da solicitação será retirado do orçamento do mês vigente, e caso seja cancelada, o mesmo valor será retornado, desde que ainda se esteja no mesmo mês da emissão.
Vale pontuar que, por comportamento padrão do Sistema Argo, sempre que o saldo do orçamento for insuficiente para uma OS, ela terá sua emissão bloqueada. Além de que, com a política PERORC, é possível habilitar uma configuração que informa quando o orçamento estiver terminando.
Por fim, ao final de cada mês, documentos referentes ao comportamento de determinado orçamento são gerados em forma de mapas ou relatórios. Neles, você terá acesso a informações como valores de orçamento, ajustes, valores empenhados, realizados e disponível, entre outros.