Fazer uma boa gestão de despesas não é apenas algo importante, mas crucial. Essa prática permite a construção de um negócio saudável e rentável, além de possibilitar o crescimento lucrativo das vendas. O ponto aqui é: como fazer uma ótima gestão de despesas?
Em essência, é preciso de planejamento, execução e controle. Ou seja, você deve planejar seus gastos e avaliar os investimentos mais oportunos; depois, agir para eliminar os gastos que não são estratégicos e manter o que é importante. Ainda deve controlar os resultados e registrar tudo o que é feito. Um bom software de gestão facilita essas e outras etapas.
Nos tópicos seguintes, ganhamos profundidade no assunto. Explicamos quais são os desafios da gestão de despesas e como otimizá-la dentro da sua empresa. Continue!
Afinal, quais são os principais desafios da gestão de despesas?
Existem muitos desafios que merecem ser citados. Eles podem variar, dado o segmento de atuação do negócio e o departamento que está gerenciando a despesa, entre outras coisas.
O primeiro — e mais importante desafio — é criar uma sólida mentalidade de controle. Sua premissa é a seguinte: todas as saídas de caixa, não importando o seu tamanho, devem ser registradas. Sem a prática meticulosa do registro, fica difícil fazer gestão de despesas.
Outro desafio é o da conscientização. Todos os profissionais, sobretudo os líderes de equipe, devem compreender que o assunto é sério. Também devem comprometer-se com pequenas economias e entender que o controle de gastos é uma necessidade, não uma desconfiança.
Ainda é possível citar o desafio da falta de meios. Por vezes, todos têm consciência de que o tema é importante e que cada despesa merece registro, mas não existe um canal adequado para isso. Logo, cabe ao gestor adotar tecnologias que facilitem a gestão das despesas.
O correto é que cada gestor financeiro avalie os desafios presentes na sua empresa e busque estratégias capazes de eliminá-los. Assim, em pouco tempo, pode obter grandes resultados.
Como otimizar a gestão de despesas dentro da sua empresa?
Na prática, gestão de despesas depende de dedicação, estratégia e boa tecnologia. Todos os profissionais da empresa, a partir do CEO, devem tratar o assunto com seriedade, bem como com perspicácia para fazer com que as despesas trabalhem em favor da empresa — e nunca o contrário. Adiante, apresentamos 5 dicas para otimizar sua gestão de despesas. Continue!
Saiba quais despesas não são estratégicas
Primeiro, que fique claro: nem toda despesa é algo ruim. Algumas contam com um alto índice multiplicador e podem beneficiar bastante o negócio. Uma viagem de negócios, por exemplo, pode reforçar o caixa da empresa. O mesmo vale para custos com marketing.
Nesse caso, há o chamado gasto estratégico. Infelizmente, nem todos os gastos são assim. Também existem os não estratégicos — são despesas com impostos, taxas, aluguel, conta de água e energia, entre outras. Essas, sim, precisam ser reduzidas sempre.
Estabeleça um teto para suas despesas
Outra tática é ter um teto de gastos, que é o máximo que você e sua equipe podem gastar, salvo eventos não recorrentes. Na medida em que o teto é definido e compartilhado, todos começam a encarar suas despesas como trade-off (uma escolha do tipo ou-ou).
Sem um texto fixado, diante de uma nova despesa, um funcionário pode pensar: bom, há mais recursos financeiros, então posso fazer essa e aquela compra. Com o teto, a mentalidade é outra: se eu gastar aqui, não posso gastar ali; então, é isso ou aquilo, pois existe um limite.
Existem muitas maneiras para definir um teto de gastos. O mais recomendado é estudar seus últimos relatórios contábeis (como DRE, BP e DFC), depois estabelecer um limite que seja aceitável, mas não confortável demais. Assim, você estimula a redução de despesas.
Tenha um sistema eficiente para o registro
Tanto para definir seu teto de despesas quanto para avaliar o que é estratégico (e o que não é), faz-se necessário um ótimo registro das contas. Tudo o que sai do seu caixa, independentemente do valor nominal, deve ser registrado. Sem isso, é muito difícil chegar a conclusões precisas.
Nesse caso, o ideal é buscar por um sistema de gestão de despesas. Com ele, é possível registrar as despesas efetuadas, avaliar a prestação de contas, reembolsar os profissionais e verificar o histórico de tudo o que foi gasto. Desse modo, há um controle muito superior.
Mantenha toda a sua equipe treinada
Ainda é importante considerar o nível de qualificação e orientação da sua equipe. Na medida em que os profissionais desconhecem o orçamento da empresa, as políticas e o teto de gastos, tendem a gastar mais e se preocupar menos com a qualidade do gasto.
Portanto, aproveite para treinar sua equipe. Reúna seus profissionais, explique por qual razão o assunto é importante e como ele é capaz de preservar a saúde financeira do negócio. Apresente, também, as práticas que são dignas e devem ser adotadas no expediente.
Na medida do possível, estabeleça estímulos para que seus funcionários se sintam mais influenciados pela saúde financeira do empreendimento. Bonificações e participação nos resultados e lucro (PRL) são bons exemplos disso. Assim, o engajamento será alto.
Evite processos manuais
Se a sua intenção é melhorar as contas da sua empresa, por meio de uma otimização da gestão das despesas, definitivamente a tecnologia não pode ficar de fora. O que acontece, é que muitas vezes, quando os processos de prestação de contas são feitos de forma manual, as chances de acontecerem erros são muito maiores.
Por isso mesmo, a utilização de softwares de gestão costuma ser muito mais eficiente, uma vez que as chances de erro do computador são bem menores. Além disso, essas ferramentas costumam emitir relatórios sobre as suas despesas, ajudando a melhorar o controle das suas contas.
Isso tudo sem falar na automatização dos processos que também pode ser muito útil. Afinal, com o sistema sendo responsável pela realização de diferentes tarefas, antes realizadas pelos seus colaboradores, eles passam a ficar livres para focar em outras atividades.
Faça orçamentos antes de fechar negócio
Outro ponto importante a ser considerado, são os custos das viagens de negócios realizados pela sua empresa. É claro que ninguém aqui está dizendo para você deixar de realizá-las, até porque elas costumam trazer grandes retornos, como no caso de novos contratos.
A questão aqui, é que normalmente os custos com a viagem costumam ser bem elevados, já que é necessário lidar com passagens, hospedagem, e alimentação. Por isso, criar orçamentos prévios é tão importante, já que realizando uma cotação de vários serviços e produtos com especialistas no setor é possível encontrar o melhor custo-benefício.
Quais as vantagens de fazer uma boa gestão de despesas?
Mas para que todo esse trabalho de uma boa gestão compense, é necessário que ele traga algumas vantagens, não é mesmo? Então, continue com a gente para descobrir os benefícios de realizar uma boa gestão de despesas na sua empresa.
Ganho de produtividade
Com a melhoria dos processos de controle e monitoração das despesas corporativas, a vida dos colaboradores costuma ficar bem mais fácil e prática. Dessa forma, eles costumam ter mais tempo livre para focar em outras atividades que podem trazer maiores retornos para a sua empresa, na prática, estamos falando de fazer ainda mais, mesmo gastando menos.
Um bom exemplo disso, é com a utilização dos softwares para o gerenciamento das despesas. Como eles automatizam a maior parte dos procedimentos, a vida dos colaboradores fica mais fácil, e eles passam a poder se dedicar a atividades mais produtivas.
Melhor experiência do usuário
Outra vantagem de se investir nessa gestão mais inteligente, é a considerável melhora na experiência que o próprio usuário obtém. Com uma gestão de despesas mais precisa, e processos claros e bem definidos, além da adoção de boas tecnologias, é extremamente natural que os usuários tenham melhores experiências, uma vez que os processos se tornam mais ágeis e efetivos.
Além disso, com tantos procedimentos automatizados, as chances de erros caem significativamente, o que também tem um impacto significativo na experiência do usuário. Isso sem falar nas vantagens advindas dos ganhos de produtividade dos funcionários, que agora podem se focar em atividades mais ligadas ao usuário e menos à burocracia.
Tudo isso colabora para que o cliente fique ainda mais satisfeito após usar os seus serviços, o que é sempre positivo para a empresa. Afinal, um consumidor satisfeito é mais fácil de ser fidelizado, e de até indicar a sua marca para outros potenciais clientes.
Qual é a importância da implementação de boas tecnologias?
Para finalizar, vale ressaltar a relevância da tecnologia. Softwares de ponta digitalizam e potencializam todo o fluxo de trabalho, assim como automatizam algumas tarefas e facilitam o acesso a relatórios de despesas. Desse modo, o gestor tem acesso a mais informações.
Um bom exemplo é o software de gestão de despesas corporativas da Argo. Ele permite o registro das despesas, o reembolso dos funcionários, a emissão de relatórios, a solicitação de novas contas e a aprovação pelo gestor. Logo, possibilita um controle de ponta a ponta.
Enfim, agora você está por dentro do assunto. Lembre-se de que existem muitos desafios na gestão de despesas, como a falta de controle e conscientização. Para melhorar sua gestão, é interessante avaliar quais despesas são estratégicas, definir um teto de gastos e treinar sua equipe de trabalho. Também é importante contar com um bom software, como o da Argo.
Gostou do artigo? Aproveite, agora, para entrar em contato conosco e avaliar como podemos ajudar sua empresa para melhorar a gestão de despesas. Vamos lá!
