Se você quer superar crises econômicas – como a gerada pela pandemia do Coronavírus –, é importante promover melhorias contínuas nos procedimentos do seu negócio com a intenção de tornar as atividades mais fluidas e eficientes. Uma das principais alternativas para alcançar esse objetivo é criando um sistema workflow.
Já ouviu falar desse termo? Em razão da importância do assunto e para auxiliá-lo no desenvolvimento da sua organização, trouxemos este conteúdo que explica o conceito de workflow, seu funcionamento, tipos, como criá-lo, quais são alguns exemplos e mais!
O que exatamente é workflow?
O workflow – ou fluxo de trabalho, em português – é um conjunto de tecnologias, ferramentas e técnicas que fazem com que as atividades, documentos e informações se tornem mais fluidos no negócio ou em um setor dele.
Ele traz muitos benefícios para uma empresa, como otimização do uso de recursos, minimização de falhas, maior harmonização entre os processos, economia de custos e aumento da produtividade de forma generalizada.
Um fluxo de trabalho não precisa ser automatizado, mas o uso de uma tecnologia especializada – sistema de gestão – agrega muito valor para a sua elaboração. Isso acontece pelo fato de um software automatizar várias tarefas burocráticas e fornecer uma visão ampla de todas as atividades corporativas.
Como funciona o workflow?
Na prática, o gestor faz um mapa de como serão desempenhadas as operações pelos colaboradores até que um produto final seja completado. Em outras palavras, é um conjunto de atividades que se interligam e são monitorados por um sistema de gestão.
O workflow deve ser projetado de forma que os diferentes processos sejam alinhados de forma coerente e harmônica, assim é possível garantir a produtividade dos colaboradores, evitar ociosidade de algum funcionário e sobrecarga de trabalho sobre outro.
Quais são os tipos de workflow?
Existem três tipos diferentes de workflow; a diferença entre eles está na possibilidade ou frequência que o fluxo é modificado. Veja-os abaixo:
Ad hoc workflow
Aqui as regras podem ser alteradas mesmo depois de iniciado o processo. Ele é recomendado para equipes cujos membros realizam etapas individualmente, pois a mudança se aplicará a somente uma pessoa.
Workflow de produção
Nesse tipo, as regras são bem definidas e não há possibilidade de mudanças. Ele é mais bem aplicado para projetos de grande escala, que envolve muitos recursos financeiros, maior volume de dados e quantidade de pessoas.
Workflow administrativo
Esse é considerado um meio-termo entre os dois anteriores; é pautado por regras simples de coordenação, mas aceita modificações. Geralmente ele é usado em tarefas que envolvam formulários, tratamento de documentos, requisição de viagens, ente outras similares.
Como implantá-lo na rotina do negócio?
Nos tópicos abaixo, trazemos as principais etapas a serem etapas na elaboração e implementação do workflow na sua organização.
Faça um levantamento dos recursos
A primeira etapa consiste em conhecer todos os recursos disponíveis para a empresa. Registre:
- softwares para uso;
- capital e investimentos;
- materiais que podem ser usados;
- tempo disponível dos colaboradores;
- quantidade de profissionais disponíveis;
- habilidades técnicas (hard skills) e interpessoais (soft skills) do pessoal.
Documente os processos
Documente todas as atividades que são desempenhadas na rotina da empresa. Analise quais tarefas dependem de outras, a ordem de execução, quais precisam do apoio de um sistema de gestão ou podem ser automatizadas.
Faça um mapeamento dos processos
Com as informações anteriores em mãos, você poderá elaborar o fluxo de trabalho eficiente e fluido. Organize as etapas com ordem cronológica e os itens em uma perspectiva visual – como em um fluxograma.
Envolva toda a equipe
Solicite opiniões, feedbacks e sugestões dos líderes, colaboradores e demais gestores na realização do workflow. Eles fornecerão pontos de vistas e informações relevantes sobre as atividades que desempenham.
Nessa etapa, você também deve definir os funcionários responsáveis por cada etapa ou tarefa do fluxo de trabalho, bem como informá-los sobre os benefícios e a importância de seguir o workflow.
Avalie os resultados
Verifique quais foram os impactos obtidos com as mudanças, confira se os resultados obtidos foram os desejados e se há pontos de melhoria que podem ser aplicados, como atividades que podem ser automatizadas por um sistema de gestão. Novamente, peça feedback à equipe perguntando o que acharam das alterações e se conseguiram adaptar suas rotinas.
Quais são alguns exemplos de workflow?
Para que você consiga visualizar um workflow no campo prático, apresentamos algumas atividades e suas respectivas etapas do fluxo.
Workflow para contratação de novos colaboradores
- realizar cadastro dos candidatos no sistema da empresa;
- selecionar os currículos mais promissores;
- levar os perfis para etapa de testes iniciais;
- encaminhar os aprovados para a primeira entrevista;
- levar os candidatos aprovados para a entrevista final;
- realizar a dinâmica em grupo;
- ligar para os aprovados e fazer uma proposta;
- contratar, se aceito;
- retomar o processo, caso recusado.
Workflow de suporte ao cliente – atendimento
- enviar resposta automática com número do ticket quando os clientes enviam um e-mail;
- separar os tickets de acordo com prioridade e tipo;
- buscar a solução para o cliente e responder o e-mail;
- perguntar se a solicitação ou problema do cliente foi resolvido;
- esperar que o cliente marque o atendimento como concluído;
- aguardar 7 dias até que o cliente responda;
- enviar e-mail ao cliente para avaliação do atendimento.
Workflow de aprovação de viagem corporativa
- reservar serviços de viagem de acordo com a política de viagens;
- notificar os colaboradores da realização a viagem;
- planejar as despesas necessárias;
- aprovar a realização da viagem corporativa;
- fazer controle de bilhete não voado, se for o caso.
Nesse último exemplo, presume-se que grande parte das atividades seja automatizada por um sistema de viagens corporativas, como o controle orçamentário, armazenamento das informações, entre outras.
Qual é a diferença entre workflow e processos?
Esses conceitos não são sinônimos e é relevante diferenciá-los. Um processo é uma sequência de tarefas realizadas na empresa, a forma como a equipe de coordena e trabalha para entregar o resultado.
O workflow é mais abrangente e engloba análise, planejamento e implementação de tecnologias ou ferramentas que otimizam o dia a dia corporativo. É possível que existam processos sem que seja elaborado um workflow, mas eles não serão eficientes como bom fluxo de trabalho bem pensado.
Ao criar um workflow com as dicas que listamos nesse artigo, você conseguirá ampliar os resultados e impulsionar o crescimento do seu negócio no mercado. Mas é importante que você use inteligentemente a tecnologia a seu favor para maximizar os benefícios.
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