A gestão de despesas corporativas é uma das atividades mais importantes de uma empresa. Por isso, há um tempo desempenha papel estratégico nas atividades, e não só operacional, a fim de otimizar os recursos financeiros e promover o crescimento constante de toda organização. Afinal, a administração dos gastos está diretamente ligada aos rendimentos e, consequentemente, ao sucesso de um negócio.
Por isso, é essencial que a gestão de despesas corporativas seja feita com um bom planejamento e que boas práticas sejam empregadas. E, com a crescente evolução de mercado, adotar medidas estratégicas para aperfeiçoar o negócio, além de ser desafiador, torna-se uma questão de sobrevivência no mercado competitivo.
Pensando nisso, fizemos esse post para que você entenda a importância da gestão de despesas corporativas, bem como fazer uma de forma eficiente. Acompanhe!
Entenda a importância da gestão de despesas corporativas
O principal objetivo de qualquer empresa é crescer, ter uma posição de destaque no mercado e obter lucros. No entanto, para que isso aconteça, é necessário um grande empenho por parte dos líderes, gestores e colaboradores, ou seja, toda a equipe precisa fazer a sua parte da melhor forma possível, se conscientizar dos propósitos e métodos, entender as políticas da empresa, principalmente as relacionadas às despesas corporativas.
Contar com uma boa equipe é um fator primordial para o sucesso de uma organização, mas não é o único. É preciso também investir em ferramentas estratégicas e de planejamento para uma boa gestão, que otimizam os processos e ajudam a controlar os recursos financeiros. Afinal, com estabilidade e domínio das finanças, é muito provável que um negócio tenha bons resultados.
Com uma boa administração dos gastos, os gestores terão mais facilidade para identificar e solucionar problemas, definir as melhores estratégias para o negócio, organizar tudo o que entra e sai de dinheiro, os lucros não servirão apenas para cobrir as contas e a empresa diminuirá consideravelmente os riscos de falir. Por isso que uma boa gestão de despesas é tão importante e o primeiro passo para consegui-la é contar com uma equipe competente e oferecer a ela o suporte necessário.
Saiba como otimizar e fazer uma gestão de despesas corporativas eficiente
Estabeleça budget por setor/área
Uma das medidas fundamentais para fazer uma boa gestão de despesas corporativas é estabelecer budget por setores. Ou seja, determinar um limite de gastos para cada departamento, como jurídico, financeiro, tecnologia da informação, recursos humanos etc.
É uma estratégia produtiva e eficiente, que ajuda a direcionar os custos, acompanhar e controlar o consumo de cada setor, estabelecer metas para que o orçamento não fique no vermelho e identificar os problemas com mais facilidade.
Faça um planejamento financeiro completo
Como já mencionado, o planejamento financeiro é essencial para uma boa gestão de despesas corporativas e, por isso, é necessário organizar tudo desde o início e planejar todos os próximos passos que a organização pretende dar. Uma boa prática é elaborar um orçamento periodicamente, prever as despesas da empresa com base nas suas necessidades e objetivos futuros, bem como no seu histórico financeiro.
Essa estratégia permite que a organização amplie seu campo de visão e perceba melhor, a longo prazo, os impactos que cada despesa tem sobre os seus resultados. Diante disso, é possível identificar quais gastos podem ser cortados ou reduzidos sem prejudicar a qualidade e a eficiência das atividades, bem como auxiliar na tomada de decisão para futuros investimentos.
Acompanhe as tendências de mercado
O mercado competitivo atual progride de forma muito acelerada. Todos os dias nos deparamos com novidades e com tecnologias cada vez mais avançadas. Por isso, para que a sua gestão de despesas corporativas se mantenha atualizada e ganhe fluidez com o passar dos anos, é importante acompanhar as tendências de mercado constantemente.
Além de trazerem grandes melhorias e facilidades para as atividades operacionais, elas também englobam novas possibilidades, estratégias e métodos mais eficientes de planejamento e gestão. Isso permite também que os colaboradores ampliem seu campo de visão estejam em constante aprendizado e aperfeiçoamento. E toda melhoria que é proporcionada aos colaboradores agrega valor e gera resultados positivos para a organização.
Crie uma política de reembolso
Criar uma política de reembolso de acordo com a realidade da empresa é uma ótima medida para melhorar a gestão de despesas corporativas. Afinal, quando documentado, é possível estabelecer quais são as despesas reembolsáveis, como deslocamento, as que não se aplicam, o limite de gastos para cada colaborador etc.
É importante que esse documento seja esclarecedor, para que toda a equipe tenha conhecimento sobre os seus direitos e deveres, e não haja nenhum contratempo entre as partes.
Além disso, com o avanço da tecnologia, esse processo pode ser automatizado por meio de um software de gestão de despesas reembolsáveis, tornando tudo mais simples, seguro e ágil para a organização.
Utilize a tecnologia para ajudar no cotidiano
Usar a tecnologia para facilitar as atividades rotineiras da gestão de despesas corporativas é um estratégia fundamental na era tecnológica avançada em que vivemos. Além de ser uma importante atualização de mercado, ela oferece mecanismos capazes de obter altos níveis de desempenho e lucratividade para o negócio.
Muitas empresas fazem o controle de despesas pela ferramenta Excel. Porém, com tanta modernidade, ela tornou-se obsoleta, além de ser lenta, apresentar imprecisões operacionais e ser mais suscetível a erros.
Há vários tipos de softwares de gestão, como o de despesas reembolsáveis citado anteriormente, que auxiliam no controle das despesas, otimizam as atividades operacionais, permitem uma visão rápida e detalhada dos processos. Assim, é possível perceber rapidamente a origem dos problemas, identificar as categorias mais onerosas, as mais econômicas, as que podem ser ajustadas e até mesmo eliminadas sem prejuízos à organização.
Conforme é possível notar, a gestão de despesas corporativas desempenha um papel muito determinante para o sucesso de uma empresa. Por isso, é fundamental desenvolvê-la com base em um bom planejamento de forma eficiente e estratégica. Desse modo, ela pode trazer diversos benefícios para o negócio, como melhoria nos serviços e processos administrativos, maior controle de gastos dos colaboradores, aumento dos lucros e maior competitividade de mercado.
Gostou das nossas dicas? Quer saber mais sobre gestão de despesas corporativas? Então entenda como a tecnologia contribui para automação de processos de viagens corporativas!
